Comité de surveillance des Procès-verbaux | du 2 février 2016 - Vancouver (C.-B.)

Membres présents

Également présents

1. Rapport du Sous-comité technique

Rodger Linka présente un compte rendu de la réunion du sous-comité technique (SCT) du lundi 1er février 2016.

Admission des réclamations liées aux sévices entre élèves

Deanna Sitter fait un compte rendu au SCT concernant l’état d’avancement du projet d’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves. Le Canada et le Secrétariat ont travaillé ensemble pour mettre sur pied une base de données détaillée dans laquelle on pourrait effectuer des requêtes et qui indiquerait chaque décision en suspens. Quand une décision en suspens est cernée, le Secrétariat fait un suivi auprès de l’adjudicateur en chef et impose un échéancier de 15 jours à l’adjudicateur pour soumettre la décision. Une fois la décision prise, le Canada s’est engagé à respecter une norme de service de 12 jours pour les réclamations de priorité 1 pour le traitement de cette décision et l’identification des admissions. Quand cette décision incluait une admission qui a un lien avec d’autres réclamations, cette admission est partagée avec l’adjudicateur et les parties des autres réclamations pour qu’une décision puisse être prise à l’égard de celles-ci.

Rodger Linka et les membres du Comité de surveillance soulignent l’excellente collaboration entre le Secrétariat et le Canada et remercient Deanna Sitter pour son travail sur ce projet très important.

Règlement des dossiers incomplets

Rodger Linka dit que les conseils fournis à la réunion précédente du Comité de surveillance concernant le modèle d’orientation pour le rejet du règlement des dossiers incomplets (RDI) ont été intégrés et que le modèle est maintenant utilisé. La mise en œuvre du RDI est en cours, et nombre de réclamations entreprennent et terminent le processus.

Rodger Linka a créé un document décrivant la façon dont les adjudicateurs travaillent à chaque étape du processus de RDI. Les membres du SCT analysent le point de vue du Canada à l’étape 1 du RDI, et Rodger Linka confirme qu’une grande partie des communications qui ont lieu à l’étape 1 sont des tentatives informelles de l’adjudicateur de ramener le demandeur dans le processus.

Demandeurs du volet complexe

Actuellement, pour les demandes du volet complexe, de multiples conférences téléphoniques sont requises avant l’audience, notamment l’évaluation préalable du volet et de la conférence téléphonique de gestion de cas, entraînant des difficultés de mise au rôle et exigeant que les demandeurs assistent aux conférences téléphoniques à plus d’une reprise. Les membres du SCT approuvent le regroupement des multiples téléconférences actuellement requises pour les demandes du volet complexe en une seule téléconférence.

2. Approbation du procès-verbal

Après y avoir apporté des corrections mineures, le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 8 décembre 2015.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan examine les indicateurs de rendement importants depuis la réunion de décembre.

• En tout, 37 996 demandes ont été reçues, dont 33 721 ont été admises et 3 999 ne l’ont pas été. Aussi, 46 réclamations sont en attente d’un règlement d’admission; certaines sont des réclamations de Blott présentées dans les délais prévus selon les tribunaux, et certains sont des demandeurs dont on avait perdu la trace pour lesquels on a trouvé de nouvelles coordonnées.
• En tout, 33 862 réclamations (89 %) ont été réglées jusqu’à maintenant, dont 2 537 en 2015-2016 jusqu’à maintenant.
• Un total de 313 réclamations ont été réglées à l’aide du processus de règlement négocié.
  • Tara Shannon a mis à jour les estimations du Canada concernant les règlements négociés, affirmant que le Canada avait réalisé 359 entrevues en date du 24 janvier, dont 336 sont complètes. Le Canada s’attend à ce que le nombre de réclamations réglées en 2015-2016 soit entre 400 et 410, une baisse par rapport aux 450 règlements prévus. Aucun règlement négocié n’est actuellement prévu pour le prochain exercice; toutefois, les réclamations sont évaluées au cas par cas.
• Aussi, 4 134 réclamations (11 %) sont toujours en cours de traitement. Parmi celles-ci, 1 931 sont en attente d’une décision après une audience, et 2 203 n’ont pas été instruites.
  • Parmi les réclamations non instruites, 61 sont à l’étape de la mise au rôle, et 234 audiences ont été prévues pour l’instruction. Environ 51 réclamations supplémentaires devraient être présentées avant la fin de l’exercice en cours, et environ 124 audiences devraient avoir lieu en 2016-2017 avec le retour aux approches ciblées.
  • Le Secrétariat prévoit que 1 502 réclamations pourraient être réglées sans audience.
  • Au total, un peu plus de 2 300 réclamations devraient être réglées en 2015-2016.
• Le taux de report demeure élevé. Le taux de report net est de 13 %, et le taux combiné de report et d’annulation est de 26 %. Les rajustements des politiques de report ont éliminé les reports pour une période indéterminée, et des motifs de report plus concrets sont fournis. Le pourcentage de demandes de report refusées a augmenté, passant de 1,4 % à 6,7 %, et 1 % des demandeurs établissent des motifs de report échappant au contrôle des participants à l’audience.
• Nous envisageons de mettre en œuvre une fenêtre de planification plus courte pour les demandeurs représentés. Actuellement, la fenêtre des réclamations représentées est de huit semaines, pendant que les demandeurs qui ne sont pas représentés à une audience régulière utilisent actuellement une fenêtre de planification de quatre semaines, et que ceux du processus d’audience accéléré utilisent une fenêtre de six semaines.
• Le temps moyen de rédaction de la décision de l’adjudicateur s’est amélioré, passant de 83 jours en octobre à 45 jours.
• Le Secrétariat a réglé une question liée au calcul excédentaire de certaines sommes d’indemnisation dans certains rapports. Aucune statistique sur le site Web n’a été touchée par la question.
• Un total de 1 042 réclamations en cours de traitement ont été présentées par des demandeurs qui ne sont pas représentés, et 64 % de ces réclamations ne sont pas des dossiers actifs (p. ex. demandeur dont on a perdu la trace, dossiers de succession), et environ 100 réclamations devraient passer à l’audience.

4. Rapport de la directrice exécutive

Shelley Trevethan fait remarquer qu’un accent de plus en plus important est mis sur les approches ciblées, car les réclamations restantes exigent des approches plus personnalisées pour passer au règlement.

• Le personnel du Secrétariat examine chaque réclamation de façon proactive dans les approches ciblées afin de veiller à ce que ces approches répondent aux besoins présentés par les réclamations.
• Le nombre global de réclamations dans les approches ciblées diminue, ce qui signifie que nous arrivons à acheminer les réclamations pour un règlement.
• 78 réclamations font actuellement l’objet d’un examen judiciaire, ce qui représente une baisse par rapport à 107 en octobre.
• On compte deux réclamations où le demandeur tente d’être non représenté (une baisse par rapport à trois en octobre).
• En tout, 39 réclamations comptent parmi celles présentées par des demandeurs non représentés qui ne peuvent pas obtenir les services d’un avocat, une baisse par rapport à 45 en octobre.
• Dans 29 cas, le demandeur n’est pas représenté et ne répond pas (une baisse par rapport à 40 en octobre). Il s’agit de demandeurs dont nous avons les bonnes coordonnées, mais qui ne répondent pas aux tentatives de contact des employés.
• Il y a 641 réclamations avant l’audience où la personne concernée est décédée, dont :
  • 160 réclamations sont à l’étape préalable à l’admission et ne sont donc pas admissibles au RDI.
  • Environ 160 ont un représentant potentiel de la succession désigné qui décide s’il faut aller de l’avant avec la réclamation.
  • Des renseignements sur le plus proche parent ont été fournis pour 260 réclamations par l’unité des successions d’Affaires autochtones et Développement du Nord Canada, et ces personnes sont maintenant contactées concernant la représentation éventuelle de la succession.
  • D’après les taux de participation passés, on s’attend à ce qu’environ 50 des 641 réclamations où la personne est décédée puissent être reprises par les représentants de la succession.
• 92 audiences préalables pour des réclamations présentées par la succession. Parmi celles-ci, la moitié sont actuellement affectées à un adjudicateur, et les 92 réclamations devraient passer à l’étape de la téléconférence.
  • Tara Shannon fait le point pour le Comité sur l’état d’avancement des réclamations où le Canada est le représentant par défaut de la succession (dans les cas où le demandeur était ordinairement un résident d’une réserve n’ayant aucun représentant désigné pour sa succession), en plus d’être le défendant. Dans le but d’éviter les conflits d’intérêts, le Canada envisage de demander une orientation sur la façon de traiter ces réclamations. Il a été convenu que le Canada et le Secrétariat se réuniront pour discuter plus en détail de cette question.
  • Depuis janvier 2015, 104 téléconférences ont été demandées, 22 successions se sont retirées, deux audiences de succession sont en instance, six audiences de succession ont eu lieu et 19 réclamations ont été refusées.
• 317 réclamations s’appliquent au Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace (une diminution par rapport à 336 en octobre). Les chiffres dans cette catégorie fluctuent constamment, et des réclamations entreprennent et terminent le processus quand des coordonnées sont trouvées et quand la communication est perdue avec d’autres demandeurs. Quand une recherche raisonnable a été effectuée suivant le protocole, les réclamations sont envoyées à l’étape 2 pour le RDI. Le groupe des demandeurs dont on a perdu la trace travaille avec les groupes de travailleurs autochtones en santé mentale et avec les services de police des Premières Nations pour les recherches de troisième étape. On essaie toujours d’obtenir des services de recherche de troisième étape auprès de la Gendarmerie royale du Canada.
• 139 réclamations sont à l’étape 1 du processus de RDI, et 16 réclamations sont à l’étape 2 (une hausse par rapport à 108 et 16 en octobre). Un total de 34 décisions ont été prises à l’étape 2. 78 réclamations ont terminé le processus de RDI pour passer aux approches ciblées, et 185 réclamations sont retournées au volet des audiences régulières. Les membres font remarquer que la communication avec un adjudicateur mène souvent à la réactivation des réclamations.

Des examens de la capacité des avocats des demandeurs sont en cours, mais ne soulèvent aucune question. Les cabinets qui pourraient terminer après le 31 mars 2016 le font généralement parce qu’ils ont pris des demandeurs non représentés supplémentaires dans les derniers mois.

Concernant le rapport final sur le processus d’évaluation indépendant, le Secrétariat a pris contact avec des organisations autochtones pour créer des groupes de discussion et organiser des entrevues. La première ronde aura lieu la semaine du 15 février 2016 à Vancouver, en collaboration avec la Indian Residential Schools Survivor’s Society. Pendant cette semaine, des groupes de réflexion se réuniront aussi avec des travailleurs autochtones en santé mentale, des agents de soutien culturel et des aînés. L’adjudicateur en chef, Shelley Trevethan et le sous-adjudicateur en chef Opekokew ont rencontré l’Assemblée des Premières Nations, l’Association des femmes autochtones du Canada et l’Inuit Tapiriit Kanatami pour présenter le rapport final sur le processus d’examen indépendant et demander une contribution. Le Metis National Counsel a refusé une rencontre.

L’information sera publiée sous peu sur le site Web du processus d’examen indépendant décrivant le rapport final sur ce processus, et les dates supplémentaires d’entrevues et des groupes de réflexion sont créés partout au pays avec des demandeurs et des adjudicateurs. Les entrevues avec les demandeurs seront aussi disponibles par téléphone, et la ligne 1-800 est fournie dans le contenu du site Web. Le Secrétariat envisage de poster les questionnaires aux avocats des demandeurs et aux groupes de réflexion éventuels avec des représentants de l’Église, de même que des entrevues individuelles avec les membres actuels et passés du Comité de surveillance et d’autres personnes. Des entrevues ont été réalisées avec les commissaires de la Commission de vérité et de réconciliation, et on demandera des entrevues aux représentants à la retraite des tribunaux. David Iverson s’est engagé à déterminer les représentants des groupes de réflexion avec les églises anglicane et presbytérienne. Tara Shannon fait remarquer que le rapport doit être axé sur le processus d’examen indépendant plutôt que sur la Convention de règlement dans son ensemble.

4. Rapport de l’adjudicateur en chef

Les réclamations liées aux sévices entre élèves ont été ajournées jusqu’en juin 2016 pour permettre la poursuite des admissions des réclamations liées aux sévices entre élèves.

Le groupe des demandeurs dont on a perdu la trace a reçu plusieurs des réclamations de Blott considérées comme ayant été présentées, mais pas acceptées afin d’essayer de trouver les coordonnées du demandeur. On prévoit que le coordonnateur de la transition présentera une demande pour que la direction détermine les prochaines étapes pour les réclamations individuelles qui pourraient ne pas être réglées à l’aide des processus réguliers.

Radio-Canada a publié une histoire concernant les sommes dépensées par le Canada pour communiquer avec les auteurs allégués. Le rapport indique que 1,6 million de dollars ont été dépensés pour des enquêtes privées et que nombre des auteurs allégués ne seront pas visés par des accusations criminelles. L’adjudicateur en chef fait remarquer que la Convention de règlement portait principalement sur la réconciliation et que les processus énoncés dans celle-ci ne jouent aucun rôle dans le procès.

Karen Cuddy signale que les versions mises à jour des écoles ont été fournies au Secrétariat le 29 janvier 2016, ce qui comprend tout document supplémentaire trouvé concernant les accusations criminelles.

5. Dates possibles de réunions du Comité de surveillance en 2017-2018

Les membres sont d’accord pour examiner des dates pour que quatre réunions aient lieu pendant l’exercice 2017-2018.

6. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance doit avoir lieu à Toronto, le mardi 12 avril 2016.