Comité de surveillance des Procès-verbaux | du 29 octobre 2015 - Toronto (Ontario)

Présents

Également présents

Absent

1. Approbation du procès-verbal

Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 1er septembre 2015 sans modification.

2. Présentation des nouveaux membres

Mayo Moran demande à Karen Cuddy de présenter Tara Shannon. Cette dernière est la nouvelle directrice générale par intérim de la Direction générale des opérations de la Convention de règlement d’Affaires autochtones et Développement du Nord Canada.

3. Rapport du sous comité technique

Rodger Linka fait un compte rendu de la réunion du sous comité technique tenue par téléconférence le 21 octobre 2015.

Aveux liés aux sévices entre élèves

Deanna Sitter a fait un compte rendu au sous-comité et souligné qu’une date d’audience doit encore être fixée pour 166 demandes qui pourraient entraîner des aveux liés à des sévices entre élèves. De ces demandes, 11 entrent dans la catégorie prioritaire 1 ou 2. Le Canada examine les demandes restantes afin de déterminer combien d’entre elles constituent des réclamations successorales ou sont visées par le Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace.

Parmi les réclamations relatives aux sévices entre élèves, 1 762 ont entraîné une décision comportant des allégations qui doivent être examinées relativement à des aveux liés à des sévices entre élèves; 277 ont fait l’objet de conclusions finales et sont en attente d’une décision; 634 ont fait l’objet d’une audience, mais pas encore des conclusions finales. Rodger Linka souligne qu’il est prioritaire, pour les adjudicateurs, de rendre les dernières décisions concernant les aveux liés à des sévices entre élèves.

Les réclamations en attente d’un aveu ont fait l’objet d’un ajournement jusqu’au 31 décembre 2015. Le Comité de surveillance craint que les aveux ne puissent être terminés avant le 31 décembre 2015. Le sous-comité technique devra discuter d’une date en vue d’une prolongation éventuelle.

Règlement des dossiers incomplets (RDI) et approches ciblées

Rodger Linka signale qu’une séance de formation a été offerte aux adjudicateurs affectés au RDI au sujet des demandeurs non représentés et non participants ainsi que du Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace.

À l’heure actuelle, 53 demandes en sont à l’étape 1 de la procédure de RDI, et six, à l’étape 2. En outre, 163 dossiers ont été réintégrés au processus d’audience habituel, et d’autres approches ciblées ont été adoptées pour 76 demandes, ce qui laisse croire que ce processus fonctionne bien. Rodger Linka souligne l’excellent travail accompli à ce jour par le personnel du Secrétariat pour obtenir ces résultats.

Shelley Trevethan rencontrera les représentants de Santé Canada et de la Gendarmerie royale du Canada pour travailler à l’établissement de recherches de niveau 3 dans le cadre du Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace.

Délai de réexamen dans le cadre du RDI

Rodger Linka passe en revue les dispositions des procédures de règlement des dossiers incomplets selon lesquelles le Comité de surveillance doit fixer une date limite pour les demandes de réexamen d’une demande rejetée. Les procédures précisent que la date doit être fixée six mois avant la dernière date pratique pour la tenue d’une première audience concernant un demandeur.

Le sous-comité technique a examiné un calendrier proposé par le Secrétariat selon lequel le troisième trimestre de l’exercice 2017 2018 constitue la dernière date possible pour la tenue d’une audience étant donné l’échéance de 2019 2020 pour les activités du Secrétariat. Compte tenu de la période de six mois exigée en vertu de la politique relative au RDI, on recommande que l’échéance des réexamens soit fixée au premier trimestre de 2017 2018. Rodger Linka suggère donc que la date limite soit fixée au 1er avril 2017. Le calendrier proposé suppose qu’une demande à réexaminer peut avoir été acceptée récemment et nécessiter le délai complet pour chacune des étapes (gestion de cas, audience, décision, révision et appel). On ignore combien de demandes seront réexaminées.

Les points suivants sont soulevés :

• En ce qui concerne les frais juridiques, le délai de prise de décision a été établi de manière à permettre l’exécution du processus complet de prise de décision au titre de l’annexe 2 pour le réexamen d’une demande.
• On demande si la rétroaction d’autres parties, outre celles représentées à la table du Comité de surveillance, sera sollicitée. Mayo Moran indique qu’il s’agit d’une question d’ordre technique et que l’on n’envisage pas de recueillir d’autres commentaires.
• On demande si la période de 138 jours pour la collecte obligatoire de documents correspond au délai moyen. Shelley Trevethan fait remarquer qu’en 2015 2016 le délai moyen était de six à douze mois; il s’agit donc d’un délai serré.
• On demande si la collecte de documents obligatoires pourrait avoir lieu pendant les six mois précédant la dernière date pratique pour une audience, ce qui raccourcirait le délai. Shelley Trevethan s’engage à revoir le calendrier à la lumière de ce commentaire et à le ramener à la réunion de décembre.
• On demande si le nombre d’adjudicateurs demeurera constant. L’adjudicateur en chef répond que même si le nombre d’adjudicateurs continuera de diminuer à mesure que ces derniers assumeront de nouvelles tâches, le nombre d’adjudicateurs restera suffisant pour effectuer le travail jusqu’à la fin du PEI.

L’adjudicateur en chef fait remarquer que les décisions à l’étape 2 du RDI ne peuvent pas être publiées avant que le délai de réexamen soit établi, car les demandeurs doivent être avisés de leurs droits en cas de rejet de leur demande. Une décision finale doit donc être prise à la réunion de décembre du Comité de surveillance. On convient qu’un délai révisé sera présenté à la réunion du Comité de surveillance du 8 décembre 2015.

Cas de division administrative à l’échelle nationale

Karen Cuddy présente un compte rendu sur les cas de division administrative à l’échelle nationale. Elle mentionne que le Canada a relevé 17 écoles dans l’Est et cinq écoles dans l’Ouest pour lesquelles des documents supplémentaires traitent de la division administrative. Le Canada a avisé ses représentants de ne pas soulever de questions liées à la division administrative pour quatre écoles, à savoir Guy, Lebret, St. Anthony’s et St. Philip. Karen Cuddy précise que si le Canada reçoit une demande, généralement dans le cadre d’une audience, il effectue la recherche et répond par une note de service.

Karen Cuddy ajoute que, pour les 17 écoles identifiées dans l’Est, on a élaboré des notes de service externes faisant état des documents supplémentaires. En ce qui concerne les cinq écoles de l’Ouest, une annexe énumère les documents pertinents. Auparavant, les documents étaient fournis aux adjudicateurs et aux avocats des demandeurs; depuis le 6 octobre, 16 notes de service externes ont été affichées dans la section des exposés des faits relatifs aux pensionnats de la base de données des décisions. La 17e note de service concerne le pensionnat de Fort George et a été affiché le 1er octobre. Les annexes relatives aux cinq écoles de l’Ouest seront versées sous peu dans la base de données des décisions. Le Canada examinera les exposés des faits relatifs aux pensionnats de manière à ce qu’ils mentionnent les notes de service.

4. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan donne une idée du rendement depuis la réunion de septembre :

• On a reçu 37 795 demandes; 33 688 d’entre elles ont été acceptées, 3 993 n’ont pas été acceptées (11 %) et une décision sur l’admission est attendue pour 30 demandes.
• On a réglé 33 103 demandes (87 %) jusqu’à maintenant.
  • Pendant l’exercice en cours (2016 2017), 1 767 demandes ont été réglées, dont 1 222 à la suite d’une décision d’arbitrage et 213 à la suite d’un règlement négocié. Tara Shannon signale que le Canada prévoit 450 règlements négociés pour l’exercice en cours, une baisse par rapport aux 500 de l’année précédente.
• Il y a 4 872 demandes (13 %) toujours en cours, dont 1 937 en attente d’une décision après l’audience et 2 935 n’ayant toujours pas fait l’objet d’une audience.
  • Parmi les demandes qui n’ont pas encore fait l’objet d’une audience, 649 ont été mises au rôle en vue d’une audience, 118 sont en attente d’une date et 557 semblent être en voie de faire l’objet d’une audience et n’ont pas encore été mises au rôle (certaines selon une approche ciblée et d’autres selon le volet complexe). De plus, le Secrétariat prévoit que 1 581 demandes pourraient être réglées sans audience (c. à d. par retrait ou rejet).
  • En tenant compte des demandes qui pourraient être réglées sans audience, on estime qu’une date d’audience doit encore être fixée pour environ 700 dossiers seulement.
• Le taux de report et d’annulation est de 24,3 %; le taux de report proprement dit s’établit à 12 % pour les demandeurs représentés et à 24 % pour les demandeurs non représentés. Une politique révisée sur les reports est entrée en vigueur le 22 septembre 2015; le changement le plus important est lié au fait que la politique s’applique maintenant aux demandeurs non représentés. Bien qu’il soit trop tôt pour constater les résultats découlant des modifications, on espère que la nouvelle politique entraînera une réduction du taux de report.
• D’une manière générale, la durée nécessaire pour rédiger les décisions des adjudicateurs s’améliore.
• Pour 22 % des demandes restantes, les demandeurs ne sont pas représentés. Le Secrétariat consacre beaucoup d’attention à l’élaboration de processus spécialisés afin de faire avancer les dossiers vers un règlement. Plus de la moitié des 1 000 demandes restantes pour lesquelles les demandeurs ne sont pas représentés ne sont pas actives. La plupart des 500 demandes actives restantes pour lesquelles les demandeurs se représentent eux mêmes font l’objet d’une ou de plusieurs approches ciblées.

Le Comité de surveillance reconnaît le travail effectué par l’Unité d’admission. Lorsqu’on l’interroge au sujet de l’objectif de terminer les premières audiences avant le printemps 2016, Shelley Trevethan répond que l’on vise toujours cet objectif, même si quelques audiences auront lieu par la suite, notamment dans le cas de demandes issues du Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace ou de la procédure de règlement des dossiers incomplets, de demandes éventuelles présentées par le cabinet Blott & Company et des reports inévitables.

5. Rapport de la directrice exécutive

Shelley Trevethan passe en revue les approches ciblées en cours pour faciliter le règlement des demandes :

• Pour l’instant, 111 demandes font l’objet d’un examen juridictionnel (une diminution par rapport à 122 en juillet, bien que de nouveaux cas soient encore identifiés).
• Dans le cas de quatre demandes, les demandeurs ont du mal à se représenter eux mêmes (en baisse par rapport à huit en juillet).
• Dans le cas de 43 demandes, des demandeurs non représentés n’arrivent pas à obtenir les services d’un avocat (ce qui constitue une augmentation par rapport à 30, et le Secrétariat identifie encore d’autres cas).
• Dans 38 cas, le demandeur n’est pas représenté et ne répond pas (en baisse par rapport à 57 en juillet).
• Dans 739 cas, le demandeur est décédé avant l’audience, et le nombre de revendications successorales préalables à l’audience s’établit à 104. Les demandes pour lesquelles le demandeur est décédé et où il n’y a aucune représentation successorale sont maintenant traitées selon le processus de règlement des dossiers incomplets; toutefois, on poursuit les démarches pour tenter de confirmer la représentation successorale avant que les demandes soient dirigées vers ce processus.
• Un total de 616 demandes sont à l’étape préalable à une audience dans le cadre du processus d’audience accélérée; toutes les demandes sont maintenant soumises à ce processus, sauf si elles font l’objet d’une autre approche ciblée.
  Il y a actuellement 369 demandes traitées selon le Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace (une baisse comparativement à 388 en juillet). À la suite de recherches de niveaux 1 et 2, on a trouvé des coordonnées nouvelles ou différentes dans 288 demandes, et 175 demandes ont été réintégrées au processus d’audience parce qu’on avait repéré le demandeur. On a entrepris d’autres séries de recherches de niveau 2 en collaboration avec des organismes partenaires, et le Secrétariat travaille à l’établissement des processus liés aux recherches de niveau 3 selon le Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace.
• Un retrait est en cours dans 17 demandes.
• Un total de 53 demandes sont actuellement à l’étape 1 de la procédure de règlement des dossiers incomplets. D’autres demandes pour lesquelles le demandeur est décédé, demandes de réclamations successorales et demandes pour lesquelles le demandeur est non participant commencent à passer à l’étape 1. Six demandes en sont à l’étape 2.

Le Secrétariat continue de surveiller la capacité des cabinets d’avocats et de vérifier s’ils sont en voie de terminer les premières audiences avant mars 2016. La mise au rôle obligatoire a permis de faire avancer considérablement les dossiers : seuls huit cabinets sur 212 semblent être en voie de terminer les audiences après le 31 mars 2016. Ces huit cabinets s’occupent de 17 demandes seulement, et tous devraient terminer les audiences au premier trimestre de 2016 2017.

Shelley Trevethan mentionne que le Secrétariat met en œuvre des entrevues et des groupes de discussion auprès des demandeurs, des partenaires et des intervenants aux fins du rapport définitif du PEI. On rencontre un certain nombre d’organisations autochtones afin qu’elles collaborent aux entrevues et aux groupes de discussion touchant les demandeurs. En outre, on préparera une affiche pour inviter les demandeurs intéressés à y participer, et on priera les avocats des demandeurs de la transmettre à ceux qu’ils représentent. Tara Shannon s’engage à obtenir des renseignements sur les questions relatives à la planification d’audiences pour les demandes traitées selon le volet complexe et à s’assurer que des représentants du Canada sont disponibles. En outre, elle précise qu’aucune audience n’a été annulée à cause du Canada.

En réponse à des questions concernant la disponibilité de représentants du Canada pour les audiences, Tara Shannon mentionne qu’elle analyse les taux d’attrition et les besoins en matière de dotation dans le contexte des obligations juridiques à respecter. Elle souligne qu’Affaires autochtones collabore avec le ministère de la Justice afin que la dotation n’ait aucune incidence sur le PEI.

Shelley Trevethan souligne que le Secrétariat effectue une planification semblable en ce qui concerne le personnel, en établissant un équilibre entre les dispositions de réaménagement des effectifs et les mesures visant à assurer des effectifs suffisants pour le traitement des demandes.

6. Rapport de l’adjudicateur en chef

L’adjudicateur reconnaît le travail effectué pour mettre en place les approches ciblées et souligne tout particulièrement le succès du Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace.

L’adjudicateur en chef signale qu’un nouveau dossier de documents de report a été diffusé. La version révisée de la politique sur le report d’audiences et un nouveau document d’orientation sur les évaluations médicales ont été affichés en septembre. Bien qu’il soit trop tôt pour constater les changements qui pourraient en découler sur le plan des statistiques relatives aux reports, on espère que des changements seront observés au fil du temps. De plus, une politique sur le défaut de participer aux conférences téléphoniques est en cours d’approbation.

L’adjudicateur en chef signale que des discussions ont lieu avec le coordonnateur de la transition au sujet des autres demandes relevant du cabinet Blott & Company qui sont réputées présentées mais non pas acceptées par les tribunaux de surveillance.

7. Autres points

Le Canada avise les membres qu’un avocat des demandeurs continue d’écrire aux représentants du Canada au sein du sous comité technique pour exprimer des préoccupations générales qui ne sont pas liées à des demandes individuelles. Le Canada a informé l’avocat en question qu’il est préférable de passer par les représentants des avocats au Comité de surveillance.

Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance doit avoir lieu à Toronto le mardi 8 décembre 2015. La réunion du sous comité technique aura lieu le lundi 7 décembre 2015 au même endroit.