Comité de surveillance des Procès-verbaux | 25 fevrier 2014 - Toronto, ON

1. Rapport du sous-comité technique

Kaye Dunlop fait le point sur la réunion du sous-comité technique qui a eu lieu le 24 février 2014. Elle souhaite la bienvenue à Deanna Sitter, qui remplace Orest Wasarab à titre de représentant du Canada au sous-comité.

Une question est signalée par l’avocat des revendicateurs au sujet de l’ampleur de l’information communiquée aux agresseurs présumés et de la possibilité que l’information communiquée dépasse le cadre de ce qui est autorisé par l’entente de règlement. On ne sait trop si le problème est attribuable au Canada ou au Secrétariat d’adjudication. Diane Soroka mentionne des exemples particuliers en vue d’une enquête plus poussée.

Une question mineure qui a trait à l’examen des frais de justice est mentionnée. Kaye Dunlop rappelle aux membres que la meilleure façon de traiter les problèmes liés à des cas particuliers consiste à les confier à l’adjudicateur en chef adjoint et à envoyer une copie aux parties intéressées.

Une question est mentionnée au sujet des communications ex parte avec le bureau de l’adjudicateur en chef sur les examens et les appels. Dans certains cas, une partie n’avise pas les autres parties lorsqu’elle demande une prolongation de délai pour la présentation d’une demande d’examen. Le bureau de l’adjudicateur en chef envoie les demandes à l’autre partie, mais parfois avec un délai. À court terme, on indiquera aux parties qu’elles doivent envoyer une copie à l’autre partie, dans les cas où elles demandent un examen ou une prolongation de délai. À long terme, le Secrétariat d’adjudication fera enquête afin de déterminer si le système d’échange électronique de documents peut être modifié afin de traiter les demandes d’examen des avocats et du Canada.

Kaye Dunlop fait brièvement le point sur la gestion des réclamations relatives aux services entre élèves : elle indique qu’à partir du printemps 2014 elle s’efforcera d’appuyer la mise en œuvre de la procédure de règlement des dossiers incomplets.

2. Approbation du procès-verbal

Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 14 janvier 2014 après y avoir apporté de légères modifications.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan traite de certains des indicateurs statistiques clés.

• Près de 38 000 demandes ont été reçues, y compris 531 demandes après le délai fixé, soit le 19 septembre 2012. Parmi celles-ci :
  • 81 ont été acceptées, car le cachet de la poste était antérieur au délai;
  • 262 ont été acceptées en vertu de l’ordonnance du tribunal pour la transition de Blott and Company;
  • 14 ont été acceptées en vertu de l’ordonnance du tribunal au sujet des Foyers de Mistassini;
  • 146 ont été reçues après le délai fixé et ont ainsi été rejetées;
  • 28 sont toujours à l’examen.
• 32 817 demandes ont été admises au PEI à ce jour. Au total, 3 519 demandes ont été rejetées; le taux de rejet va en augmentant (actuellement, 40 à 45 % des demandes qui font l’objet du processus d’admission seront en fin de compte rejetées). Par ailleurs, 1 591 demandes sont toujours soumises au processus d’admission et une décision au sujet de ces demandes ne sera peut-être rendue qu’à l’automne 2014, en raison de renseignements insuffisants.
• Au total, on attend toujours l’envoi de documents obligatoires pour 5 137 demandes; ce nombre va en diminuant.
• Un peu plus de 20 000 audiences ont été tenues. Le taux de report est d’environ 11,5 %.
• Seuls 350 cas sont prêts à être traités, ce qui constitue une certaine baisse, mais est un peu préoccupant : une diminution constante des dossiers prêts à être traités nuira à l’atteinte des objectifs de traitement en 2014-2015. Ainsi, on devra peut-être avoir recours au processus d’audience accéléré pour garantir un nombre d’audiences stable.
• Actuellement, le Secrétariat d’adjudication prévoit tenir un maximum de 4 160 audiences durant l’exercice 2013-2014, après les reports. En outre, 721 règlements négociés sont prévus durant cet exercice.
• Une décision concernant près de 2 000 cas doit être rendue après les audiences. On remarque des retards, en raison d’un personnel insuffisant.
• 176 examens des décisions rendues et 46 réexamens sont en cours.
• Au total 25 735 demandes ont été réglées, ce qui représente 68 % de toutes les demandes présentées. Environ 12 200 demandes sont toujours en cours de traitement.
• On a versé 2,26 milliards de dollars en indemnités.
• Les demandeurs se représentent eux-mêmes dans environ 13 % des demandes en cours de traitement.
• En outre, 29 % des demandes actives proviennent de la Saskatchewan. Ainsi, la majeure partie des audiences à tenir auront lieu dans cette province.

Dan Shapiro précise que le nombre d’audiences du trimestre de janvier à mars 2014, soit 1 232, est un nombre record pour le PEI. Le nombre de règlements négociés est également considérable.

Line Paré mentionne que si on a recours au processus d’audience accéléré pour l’enregistrement des témoignages des demandeurs, il sera tout aussi important de veiller à ce que les présumés agresseurs touchés soient également entendus. Elle précise que le Canada dispose de gestionnaires de règlement et d’avocats du ministère de la Justice afin de répondre à la demande, et qu’elle a approuvé l’embauche d’autres gestionnaires de règlement pour garantir une capacité soutenue à l’avenir.

4. Rapport de la directrice exécutive

Shelley Trevethan fait rapport sur les travaux en cours visant à améliorer la qualité de l’interprétation durant les audiences. Le Secrétariat d’adjudication élabore un code de déontologie et un manuel à l’intention des interprètes, y compris un glossaire des termes techniques. Un employé a été désigné à titre d’agent de liaison avec les interprètes et on est en train de dresser la liste des interprètes. On tente toujours de déterminer des méthodes de passation de contrats qui permettraient aux interprètes chevronnés de recevoir des honoraires plus élevés.

Le DVD pour les demandeurs du processus d’audience est terminé en anglais et toutes les révisions ont été effectuées. Le DVD en français a été filmé durant la semaine du 20 janvier et il fait l’objet d’un montage. Les deux DVD seront présentés à l’événement d’Edmonton de la Commission de vérité et réconciliation à la fin mars. L’élaboration d’une stratégie de communication est en cours en vue de la distribution du DVD, notamment à l’aide de présentations sur YouTube, qui comprennent un lien avec le site Web du Secrétariat d’adjudication et une distribution aux travailleurs en santé communautaire, aux membres du Comité de surveillance, etc.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Shapiro félicite Mayo Moran pour sa nomination au poste de prévôt et de rectrice du Collège Trinity de l’Université de Toronto, qui entre en vigueur le 1er juillet 2014 et qui a été annoncée le jour précédent. Elle occupera toujours le poste de présidente du Comité de surveillance du PEI.

Le travail se poursuit afin d’aider les adjudicateurs à garantir la sécurité des renseignements personnels dans le cadre du PEI. Le Secrétariat d’adjudication a produit un manuel de sécurité complet à l’intention des adjudicateurs, qui sera passé en revue par les adjudicateurs adjoints le jour suivant. Un soutien sera également offert aux adjudicateurs afin qu’ils chiffrent correctement leurs ordinateurs portatifs. Le Secrétariat d’adjudication remet aux adjudicateurs des clés USB et des enregistreurs audio conformes aux normes du gouvernement, mais les adjudicateurs utilisent leurs propres ordinateurs qui doivent être chiffrés pour que leur contenu soit protégé.

L’adjudicateur en chef aborde le sujet de la liste d’avocats des demandeurs que le Comité d’administration national (CAN) tient en vertu de la Convention de revendication. Il a remis au CAN la liste des avocats qui s’occupent de dossiers traités dans le cadre du PEI et il suggère au CAN de l’examiner afin de vérifier si elle est à jour. À la demande de l’adjudicateur en chef, le CAN est disposé à envisager d’éventuelles améliorations, notamment l’exigence, pour l’avocat, de signer un engagement en vue du respect des attentes en matière de pratique juridique dans le PEI de l’adjudicateur en chef, des lignes directrices de l’Association du Barreau canadien et des ordonnances de mise en œuvre. La liste ainsi produite sera utile lorsqu’il s’agira de recommander un avocat aux demandeurs qui se représentent eux-mêmes.

Dans le cadre d’une discussion précédente sur la capacité décisionnelle, on a abordé le sujet de la possibilité, pour les adjudicateurs à la retraite, de continuer à travailler. L’adjudicateur en chef a gardé le contact avec plusieurs adjudicateurs qui ont pris leur retraite récemment. Un d’eux a réévalué la situation complètement, une autre souhaite que son nom figure toujours dans la liste afin de prendre part à des audiences accélérées et un troisième prévoit prendre sa retraite, mais sera disponible, à l’occasion, pour les cas accélérés. Des contrats sont déjà prévus pour ces adjudicateurs.

Les réunions régionales des adjudicateurs de 2014 auront lieu en avril. Elles porteront principalement sur la collecte de renseignements d’une façon qui correspond davantage aux perspectives culturelles des Autochtones. On discutera aussi de l’aspect thérapeutique des audiences. Il est important que ces éléments soient cohérents, car les questions juridiques sont plus complexes.

L’adjudicateur en chef organise en outre des groupes de discussion pour les adjudicateurs des Autochtones, qui seront présidés par Delia Opekokew et lui même. Les sujets abordés seront notamment le recrutement et le maintien en poste d’adjudicateurs autochtones, ainsi que les possibilités, le mentorat, le soutien et le développement. Les adjudicateurs pourront également signaler des questions importantes.

Au sujet de la stratégie de fin de mandat, le Comité d’administration national a appuyé à l’unanimité la procédure de règlement des dossiers incomplets et le Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace. Les membres tentent de déterminer si cet aspect peut être traité à l’aide d’une ordonnance par consentement. Cet aspect serait simple pour le RDI et plus complexe pour le Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace, en raison du nombre d’organismes partout au pays qui risquent d’être touchés. L’adjudicateur en chef a demandé à son avocat de rédiger et de distribuer des ordonnances préliminaires.

L’adjudicateur en chef a été informé récemment d’une décision du tribunal au sujet du délai pour les demandes en vertu du PEI. Quatre demandeurs avaient présenté des demandes au titre du RDI du PEI après le 19 septembre 2012. Dans chaque cas, le demandeur avait une bonne raison pour le non-respect du délai fixé sans faute des demandeurs. Toutefois, le tribunal a décidé qu’il n’était pas possible de repousser le délai.

6. Pensionnat indien St. Anne

Dan Shapiro fait le point sur la demande de directives au sujet du pensionnat indien St. Anne. Il indique que l’avocat du demandeur a continué à faire valoir en cour que le comité de surveillance n’était pas au courant du cas, même s’il a été signalé pour la première fois à la réunion de novembre 2013 et à chaque réunion du comité de surveillance par la suite.

La décision a été rendue le 14 janvier, au même moment qu’une réunion du comité de surveillance. L’adjudicateur en chef a communiqué la décision, et un résumé de celle-ci a été envoyé aux membres du comité quelques jours plus tard. En outre, le comité a reçu un avis aux avocats rédigé par l’adjudicateur en chef et mentionnant la directive remise aux adjudicateurs sur la façon de procéder.

L’avocat du demandeur demandait que les revendications concernant le pensionnat indien St. Anne soient interrompues, jusqu’à ce que le Canada respecte ses obligations en vertu de l’ordonnance. L’adjudicateur en chef est préoccupé des répercussions à cet égard. Il a favorisé la poursuite des audiences et la collecte de renseignements des demandeurs. Si, après l’audience, une partie estime qu’on lui a porté atteinte en raison du défaut du Canada d’avoir fourni les renseignements requis, elle peut demander à l’adjudicateur de remettre les présentations à plus tard et même de rappeler le demandeur au besoin. L’adjudicateur en chef reconnaît que cela n’est pas acceptable pour l’avocat du demandeur de demande de directives, mais il a précisé que, selon lui, ce n’est pas la meilleure façon de réduire au minimum la perturbation du PEI, mais qu’elle donne aux gens l’avantage d’une décision judiciaire. Il souligne qu’il s’agit d’une consigne, et non d’une directive, et que les adjudicateurs peuvent accepter ou refuser cette consigne.

Une ordonnance de non-publication demeure en vigueur et porte sur le nom de tous les participants au PEI. On se demande s’il y aura aussi une ordonnance de mise sous scellés. Le bureau de l’adjudicateur en chef a passé en revue les documents et a établi en fin de compte que l’information classée dans la demande de directives était recueillie à l’aide de processus différents du PEI. Ainsi, l’adjudicateur en chef n’a pas demandé d’ordonnance de mise sous scellés.

On a demandé à ce que tous les avocats du ministère de la Justice ne comparaissent pas dans les audiences du PEI qui ont trait au pensionnat indien St. Anne. L’adjudicateur en chef a répondu que sa demande doit être communiquée au ministre de la Justice et que si des problèmes prévalent quant à certains avocats, ceux-ci peuvent faire appel au barreau.

Dans sa décision, le juge Perell indique qu’un droit peut prévaloir quant à l’examen des décisions rendues en vertu du PEI, au cas par cas, sur demande présentée aux tribunaux de supervision. L’adjudicateur en chef fait remarquer que parmi les 170 cas du pensionnat indien St. Anne pour lesquels une décision a été rendue, un petit nombre de ces décisions indiquait une non-indemnisation. Toutefois, si les demandeurs peuvent démontrer qu’ils ont été victimes d’un préjudice en raison d’une divulgation insuffisante par le Canada, ils peuvent demander aux tribunaux de rouvrir leurs cas en présentant une demande de directives.

Diane Soroka mentionne que la décision a suscité différentes questions qui dépassent le cadre du pensionnat indien St. Anne et elle souhaite savoir ce que le Canada compte faire au sujet de la divulgation pour les autres pensionnats.

Dan Shapiro mentionne qu’une partie de la décision, dans laquelle le juge Perell aborde le sujet de l’interprétation restrictive de ses obligations en matière de divulgation au sujet du moment, prévaut sans nul doute pour l’ensemble des cas. Il précise qu’il a affecté des adjudicateurs à des dossiers en vue de la gestion de ceux-ci, afin d’éviter que les gens se présentent aux audiences et demandent à ce que celles-ci soient ajournées. Le processus de gestion de cas aidera les gens à se préparer aux audiences et, si des renseignements manquent, le problème pourra être réglé à ce moment. Il souligne en outre que le groupe des services à la clientèle du Secrétariat d’adjudication aide les demandeurs qui se représentent eux-mêmes et il veille à ce que ceux-ci disposent des mêmes renseignements que les avocats des demandeurs.

7. Rapport définitif du PEI

Shelley Trevethan rappelle que les discussions sont en cours depuis un an au sujet d’une évaluation du PEI et que le comité de surveillance a approuvé la production d’un rapport définitif plutôt que la réalisation d’une évaluation officielle. En préparation à ce projet, le Secrétariat d’adjudication a organisé des réunions de plusieurs groupes de discussion, qui sont résumées dans un rapport qui a été distribué avant la réunion.

Au total, 20 réunions de groupes de discussion ont eu lieu, auxquelles ont participé des employés, des adjudicateurs et des demandeurs participant à un projet de groupe qui relève du PEI, l’Assemblée des Premières Nations, des organisations inuites, des représentants du Canada, des organisations religieuses, des avocats de demandeurs et des travailleurs en santé communautaire. Les groupes de discussion ont cerné les principaux objectifs du PEI : règlement des litiges par la réparation; offre d’une approche globale axée sur le demandeur; reconnaissance des fautes et des torts causés; sensibilisation et diffusion; guérison et réconciliation.

On suggère que le terme « indemnité » soit utilisé, plutôt que « réparation » et que l’objectif de « sensibilisation et diffusion » soit principalement axé sur la sensibilisation au processus de traitement des demandes, plutôt que sur la description des pensionnats indiens en général.

Les Carpenter demande si le rapport comportera une déclaration pour l’avenir, quant aux relations du gouvernement avec les Autochtones. Paul Favel suggère que le rapport doit préciser de manière générale la raison pour laquelle le PEI s’inscrit dans un contexte plus vaste, même s’il porte principalement sur la mise en œuvre du PEI. Mitch Holash indique que tous les intervenants ont accepté le règlement des revendications, en raison de leurs propres antécédents, et qu’on doit produire un document que ces intervenants jugeraient utile pour le PEI fondamental.

Shelley Trevethan indique qu’elle souhaite recueillir d’autres commentaires, car le Secrétariat d’adjudication s’efforce actuellement de trouver la façon de déterminer les progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés. On commence aussi à élaborer le profil des demandeurs. Elle mentionne qu’un rapport préliminaire sera normalement prêt, en vue d’un examen par les membres du comité, dans environ deux ans.

8. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 1er avril 2014, à Edmonton.