Comité de surveillance des Procès-verbaux | 26 fevrier 2013 - Vancouver, BC

Cliquer ici pour la version PDF (taille: 424 Ko - mise à jour: 2013-05-07)

Membres présents

Autres participants

1. Introduction : Line Paré

Caroline Clark présente Line Paré, qui le 4 février 2013 a assumé ses fonctions de directrice générale des Opérations de la Convention de règlement à Affaires autochtones et Développement du Nord Canada. Possédant une riche expérience dans les domaines de l’éducation et des politiques, elle est membre de la Première Nation de Gesgapegiag dans la région de Baie Comeau, au Québec.

2. Rapport du sous-comité technique

Dan Shapiro donne un compte rendu de la réunion tenue le 25 février 2013 par le sous-comité technique.

Règlement des dossiers incomplets

Le document d’orientation sur le règlement des dossiers incomplets est presque achevé. Les parties demandent qu’on leur accorde un peu plus de temps pour des consultations et des commentaires, et elles conviennent de communiquer les commentaires au plus tard le 11 mars.

Il est convenu, si les membres du sous-comité technique l’acceptent, que le document sera diffusé par courriel, en vue d’obtenir l’approbation du Comité de surveillance avant la réunion du 24 avril.

Discussion de l’application de la politique d’annulation d’une audience au règlement négocié

Kerry O’Shea mentionne une préoccupation qui lui été communiquée par l’avocat d’un autre demandeur, qui avait été invité à conclure le règlement négocié d’une réclamation accélérée en raison de l’état de santé du demandeur. Quelqu’un au Secrétariat d’adjudication aurait informé l’avocat qu’à défaut de conclure un règlement, la politique sur le report des audiences serait applicable, et que l’avocat pourrait être tenu responsable des coûts de l’audience reportée. Kerry O’Shea déclare que l’avocat est ainsi mis en situation ambiguë, c’est à dire qu’il fait du mieux possible pour le client, mais risque en conséquence que les coûts soient retenus sur ses honoraires.

John Trueman explique que le Secrétariat d’adjudication a pour pratique de ne pas appliquer la politique sur le report des audiences aux annulations liées à un règlement négocié, et qu’il essaiera de savoir pourquoi un message différent a été communiqué dans ce cas.

Dan Shapiro se dit préoccupé par les annulations de dernière heure découlant des règlements négociés et par le manque possible de communication entre les parties et le Secrétariat au moment du règlement d’une réclamation. Il note qu’il existe une méthode de notification de l’adjudicateur par le Canada lorsqu’un cas en arrive au stade des règlements négociés, mais que dans ce cas, l’avocat du demandeur devrait aussi en informer le Secrétariat et l’adjudicateur.

Dan Shapiro dit qu’il ne pense pas que les adjudicateurs appliquent la politique sur le report des audiences d’une façon punitive. Il ajoute que 99 % des cas mis en négociation sont réglés par voie de négociation, et que l’avocat d’un demandeur qui garde une date d’audience tout en négociant un règlement fait preuve de manque de responsabilité, puisque cette façon de faire est presque certaine de mener à une annulation.

En réponse à une question, Dan Shapiro dit que le Secrétariat calcule les coûts « gaspillés » en cas de report d’une audience avec moins de dix semaines de préavis, et communique ces coûts à l’adjudicateur, lequel a le pouvoir discrétionnaire de les imputer ou non à l’avocat, en tout ou en partie.

Quittances prévues à l’annexe P

Caroline Clark fait savoir que le Canada révisera son approche des quittances prévues à l’annexe P signées par des demandeurs n’ayant pas vécu dans un pensionnat, et qui ne sont donc pas membres de la classe. Le Canada exigera désormais de telles quittances de tous les demandeurs lorsque des indications donnent à croire qu’ils n’ont pas vécu dans l’école, qu’un paiement d’expérience commune leur ait été versé ou non.

Processus d’audience accéléré

Dan Shapiro signale que le sous-comité technique a étudié un document traitant du « processus d’audience accéléré » (PAC), issu de l’examen du projet pilote sur les personnes de plus de 65 ans mené en 2012. La méthode de base du PAC consiste à prendre des blocs de réclamations déjà prêtes à être entendues dans un même emplacement, avec le même avocat des demandeurs, et à essayer de remplir la semaine entière par l’ajout d’autres réclamations qui ne sont pas encore prêtes. L’adjudicateur exécute une gestion des dossiers pour faire en sorte que toutes les audiences au rôle soient prêtes avant d’être entendues, mais les audiences vont de l’avant même si certains documents obligatoires sont incomplets. Ainsi, les preuves du demandeur seraient consignées plus tôt, réduisant le risque que les demandeurs décèdent avant leur audience. Les arguments seraient présentés une fois qu’on aurait réuni tous les documents. Dans les rares cas où une deuxième entrevue avec le demandeur se révélerait nécessaire, les parties seraient encouragées à la mener par vidéoconférence.

Dan Shapiro soutient que le PAC aiderait à régler la situation actuelle, où le peu de dossiers prêts à l’audience se traduit par un nombre d’audiences inférieur à ce que le Secrétariat d’adjudication peut accommoder. L’accent serait porté (bien que non exclusivement) sur les demandeurs âgés et sur ceux engagés de longue date dans le processus.

Le sous-comité technique a donné son assentiment à la mise à exécution de ce processus, sous réserve que le Secrétariat soit en état de le mettre en œuvre.

Soins futurs

David Paterson signale le cas d’un demandeur ayant présenté une proposition de soins futurs en vue d’un counselling, proposition que le Canada a appuyée à l’audience, mais que l’adjudicatrice a refusé d’accorder parce qu’elle croyait savoir que Santé Canada finance déjà ce counselling. Le problème est que l’adjudicatrice s’est fiée sur des faits non présentés en preuve, et n’a pas suivi la pratique exemplaire consistant à communiquer les préoccupations aux parties et à inviter les observations.

Le sous-comité technique propose que l’adjudicateur en chef fasse savoir aux adjudicateurs qu’ils doivent s’abstenir d’examiner des questions de soins futurs pour lesquelles il n’existe aucune preuve. On craint que la politique de Santé Canada se prête à l’interprétation et au changement. Dan Shapiro déclare qu’il en fera part à l’adjudicateur en chef, pour discussion à une réunion le lendemain.

3. Approbation du compte rendu

The committee approved the minutes of the January 15, 2013 meeting with minor corrections.

4. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan donne un aperçu du contenu des rapports statistiques distribués avant la réunion.

• À ce jour, on a reçu un peu plus de 37 600 demandes. Plus de 19 000 réclamations sont réglées, ce qui laisse environ 48 % des cas en instance.
• Si le taux d’environ 14 % de réclamations retirées ou inadmissibles se maintient, il reste à traiter environ 16 000 réclamations. À raison de 4 000 audiences par année, les premières audiences des demandeurs dureront jusqu’en mars 2017, suivies par du travail postérieur aux audiences.
• La production de documents par les demandeurs demeure faible. Le Secrétariat d’adjudication a pour objectif de fixer 400 audiences par mois, pour en arriver à 4 500 audiences par année après annulations ou reports. Ces derniers mois, les demandes d’audience présentées par des avocats des demandeurs ont baissé de 27 %, ce qui signifie qu’au plus 4 200 audiences pourraient se tenir en 2013-2014. Si la proportion de dossiers prêts à être entendus demeure faible, on risque de ne pas même atteindre 4 000 audiences pour l’année.

Les membres du Comité discutent de la question sous plusieurs angles :

• Quelque 25 % des postes au Secrétariat d’adjudication sont à pourvoir, les pénuries les plus importantes étant observées dans le secteur des Opérations à Regina. Il est devenu plus difficile et long de combler les postes parce que le gouvernement tient à ce que le Secrétariat embauche uniquement des employés nommés pour une période déterminée, et parce que les mises à pied dans d’autres secteurs occasionnent des retards dans les approbations des dotations.
• Dave Iverson fait observer qu’une personne ayant déposé une demande le 19 septembre 2012 pourrait attendre quatre ans pour son audience – et seulement si l’on se fonde sur 4 500 audiences par année. L’adjudicateur en chef note que la cible de 4 500 audiences a été convenue en collaboration étroite avec l’ancien avocat commis, et constitue le minimum absolu qu’il faut atteindre.
• David Paterson déclare qu’un problème plus grave se profile, à savoir la probabilité qu’on en arrive à plus de 1 000 cas prêts à être entendus par mois dans un proche avenir. La Convention de règlement prescrit qu’on doit donner aux demandeurs une date d’audience dans les neuf mois de l’acceptation de leur dossier. Comme les ordonnances d’approbation ont été prises en fonction de cette échéance, ce que nous proposons équivaudrait à un manquement aux conditions de l’ordonnance d’un tribunal. Il propose qu’on confère au Secrétariat d’adjudication le pouvoir direct d’embaucher des employés, et de laisser le Canada régler la facture.
• Shelley Trevethan fait remarquer que soustraire le Secrétariat d’adjudication à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique entraînerait probablement la perte de ses 135 employés nommés pour une période indéterminée actuels, de même que de bon nombre de ceux nommés pour une période déterminée. Elle note que le gouvernement a prévu des exemptions sur les restrictions à l’embauche. Elle rencontre le sous ministre des Affaires autochtones et du Développement du Nord canadien la semaine prochaine en vue d’analyser les problèmes et de confirmer son approbation.
• L’adjudicateur en chef déclare que Crawford pourrait offrir une aide accrue à l’égard de certains aspects possibles des opérations. Il observe que l’embauche d’adjudicateurs supplémentaires, depuis la demande de propositions jusqu’à la tenue d’audiences autonomes par ces nouveaux adjudicateurs, occupe environ une année complète.

Shelley Trevethan décrit des mesures que le Secrétariat d’adjudication prend actuellement en vue d’augmenter le nombre d’audiences :

• Elle collabore avec Crawford pour que du personnel ayant de l’expérience de la ligne d’information appelle les avocats des demandeurs afin de s’informer des progrès des réclamations. L’avocat dispose du Système interactif de gestion des dossiers pour suivre les progrès des cas.
• Le Secrétariat envisage d’obtenir le pouvoir de prendre note des cas pour lesquels il manque des documents précis, comme les dossiers du Régime de pensions du Canada, et de présenter une liste de noms directement à l’organisme gouvernemental compétent.
• Pendant six mois, deux employés du groupe Services à la clientèle seront affectés à l’aide au groupe Gestion de cas.
• Un groupe de travail est en cours de création entre le Secrétariat d’adjudication et la Direction générale des opérations de la Convention de règlement du Canada, de manière à améliorer l’efficacité administrative entre le Secrétariat et le gouvernement.
• On continue au besoin à tenir des audiences accélérées pour les demandeurs qui risquent de mourir ou de perdre la capacité de donner un témoignage.
• Le processus d’audience accéléré semble très prometteur, mais doit faire appel à du personnel pour sa mise en œuvre. Il concerne essentiellement la première audience; les demandeurs devront encore attendre tandis qu’on recueille et présente les documents obligatoires.
• À l’achèvement du processus d’admission cet été, le personnel de l’Unité d’admission se lancera dans une gestion intensive des cas en vue de régler certains des problèmes qui bloquent les dossiers les plus anciens.

Les membres discutent avec les avocats des demandeurs de l’importance du travail qu'il serait nécessaire d’accomplir. On laisse entendre que si beaucoup d’avocats n’ont pas besoin du soutien du Secrétariat, certains autres sont peut être un peu dépassés et auraient besoin d’une aide à la gestion de leurs cas juridiques.

David Paterson dit qu’une collaboration avec les avocats des demandeurs pourrait aider dénicher quelques cas durant cette période creuse, mais qu’on devrait assister à des « tonnes » de cas prêts à être entendus dans huit ou dix mois.

Kerry O’Shea note que le Secrétariat pourrait peut-être tenir davantage d’audiences si l’on consacrait moins de temps à scruter les frais de déplacement.

5. Rapport de la directrice générale exécutive

Shelley Trevethan fait le point sur certaines activités clés du Secrétariat d’adjudication :

• En plus de la question des ressources humaines précitée, on s’occupe actuellement des questions de recherche d’adjudicateurs, de membres du Comité de surveillance et d’un conseiller juridique de l’adjudicateur en chef.
• Le Secrétariat est engagé dans la préparation d’une stratégie de sensibilisation et de liaison communautaires, en vue de la période postérieure à la date limite de demande. L’accent est porté sur le maintien des relations, sur l’aide aux demandeurs pour comprendre le processus et la façon de collaborer avec leurs avocats, et sur une contribution plus utile à la guérison et à la réconciliation. Un autre volet de cette stratégie est le Processus d'évaluation indépendant collectif, qui verse un financement modeste aux demandeurs en vue d’entreprendre des activités et de se donner un appui mutuel à l’égard du PEI.

6. Rapport de l’adjudicateur en chef

L’adjudicateur en chef fait savoir qu’il a récemment rédigé la première décision importante sur un examen relatif à un cas de perte de revenus réels, et il en prend occasion pour expliciter certains aspects qui se répercuteront sur les cas à venir.

Un cas a été porté devant les tribunaux de contrôle pour déterminer comment procéder dans les cas où l’adjudicateur en chef accorde l’accès aux tribunaux, comme prévu à l’annexe D. On cherche à obtenir que ce cas soit traité en partie par un tribunal et en partie par un adjudicateur du PEI.

Le taux des appels des décisions découlant de la révision des honoraires a beaucoup baissé. Il semblerait que plusieurs décisions et décisions judiciaires aient aidé à délimiter les honoraires d’avocat qui conviennent, ainsi que les facteurs à prendre en compte dans la détermination de ces honoraires.

Des réunions des adjudicateurs régionaux sont prévues en avril 2013 à Vancouver et à Montréal. Cette année, les réunions dureront deux jours et comporteront un volet sur le bien-être des adjudicateurs et la prévention des traumatismes vicariants (indirects).

La demande de directives présentée par l'adjudicateur en chef concernant certains remplisseurs de formulaires au Manitoba n'a pas encore été inscrite au rôle.

L’adjudicateur en chef fait rapport de l’affaire Stephen Bronstein/Ivon Johnny qui devait être entendue par la Cour suprême de la Colombie-Britannique la semaine précédente. Il s’agit d’un avocat, Stephen Bronstein, collaborant avec un remplisseur de formulaires, Ivon Johnny, lequel, condamné pour meurtre au deuxième degré, était en liberté conditionnelle. Plusieurs accusations d’extorsion de sommes importantes auprès de demandeurs relevant du PEI pesaient sur M. Johnny, impliqué dans 284 cas du PEI. Après enquête, l’adjudicateur en chef avait présenté ses constatations au surveillant nommé par les tribunaux, qui avait demandé au tribunal le pouvoir de mener une enquête complète.

À l’occasion d’une audience tenue le 18 janvier 2013, le tribunal a interdit à Ivon Johnny toute autre participation au PEI. La Commission nationale des libérations conditionnelles, qui avait suspendu sa libération conditionnelle à l’automne, l’a révoquée plus tard en janvier.

La portion de cette affaire mettant en cause M. Bronstein devait faire l’objet de trois jours d’audience, du 20 au 22 février. Au début des audiences, le juge a demandé aux parties si elles voulaient tenter de négocier un règlement, pour économiser le temps et l’argent associés à une enquête complète. En conséquence, une ordonnance sur consentement a été proposée au tribunal le vendredi 22 février par le surveillant nommé par les tribunaux (le surveillant), le Canada et l’avocat de Stephen Bronstein.

L’ordonnance sur consentement contient la liste des documents que M. Bronstein remettra au surveillant, et elle permet à ce dernier d’interroger M. Bronstein ainsi que les demandeurs ayant fourni des affidavits, et aucun autre demandeur. Elle enjoint aussi à M. Bronstein de re-certifier tous les formulaires de demande auxquels M. Johnny a participé à titre de remplisseur de formulaires, ainsi que d’engager un conseiller pour l’aider à gérer sa pratique.

L’adjudicateur en chef explique qu’il n’a pas donné son adhésion à l’ordonnance sur consentement, et ce, pour plusieurs raisons : elle n’ordonne pas une enquête complète; le surveillant n’aura pas un accès libre et sans entraves aux documents et témoins; les interrogatoires ne se feront pas sous serment; seule une douzaine environ de demandeurs sera interrogée; la re-certification sera exécutée par M. Bronstein lui-même; la pratique de M. Bronstein fait l’objet d’une surveillance permanente minime.

L’adjudicateur en chef fait part de sa déception que le Canada n’ait pas appuyé sa volonté de lancer une enquête complète sur les 284 cas auxquels ont participé à la fois M. Johnny et M. Bronstein. L’adjudicateur en chef a signifié qu’il collaborera pleinement avec « l’examen » que mènera le surveillant et qu’il ne cessera pas de fournir à ses enquêteurs toute information ou tout document voulu.

L’adjudicateur en chef explique qu’il a demandé une transcription des observations de son avocat devant le tribunal et qu’il en annexera les parties pertinentes aux dossiers du Comité de surveillance. À la suite de la réunion, cette transcription a été fournie et lue, comme suit :

Me HOFLEY [avocat de l’adjudicateur en chef] : Au nom de l’adjudicateur en chef, Madame, celui-ci se voit dans l’impossibilité d’acquiescer sans réserve au règlement élaboré par l’avocat de M. Bronstein, le Canada et le surveillant afin de régler la très grave question de la conduite reprochée à M. Bronstein et à M. Ivon Johnny.

Les parties à l’ordonnance sur consentement ont consenti à une procédure qui revient pour l’essentiel, aux yeux de l’adjudicateur en chef, à une entrevue de collecte d’information auprès de M. Bronstein et des autres tierces parties, à l’exclusion des demandeurs, exception faite d’un très petit nombre.

L’adjudicateur en chef estime qu’il est impossible de réaliser une enquête véritable [inaudible] en l’absence de la participation des demandeurs et de l’écoute des préoccupations des demandeurs [inaudible], qui sont les détenteurs véritables de l’information; c’est ce qui justifie les préoccupations qui nous amènent ici. C’est pour cela que le bureau de l’adjudicateur en chef a mis en avant cette affaire. Nous tenons donc à exprimer -- l’adjudicateur tient à exprimer clairement, de façon officielle, son désaccord avec le règlement qui a été convenu dans le cadre de cette médiation.

L’adjudicateur en chef est conscient que des gens [inaudible] se sentent encore intimidés – intimidés et craintifs au vu de la relation qui a existé des années durant entre M. Johnny et M. Bronstein, et c’est pour cela qu’ils craignent la re-certification des réclamations par Bronstein & Company visée par l’ordonnance sur consentement. C’est pourquoi aussi l’adjudicateur en chef attache de l’importance à ce que vous expliquiez très clairement aux demandeurs engagés dans la re-certification qu’ils sont en droit de demander qu’un autre avocat re-certifie leur réclamation.

Pour conclure, Madame, l’adjudicateur en chef attache une grande importance, aussi bien pour la guérison des demandeurs que pour l’intégrité du règlement, à ce qu’on entende les survivants et à ce qu’on comprenne et règle leurs problèmes. Bien entendu, l’adjudicateur en chef poursuivra ses efforts pour faire en sorte que les survivants se fassent entendre et qu’on donne la réponse la plus valable possible à leurs préoccupations.

Les membres discutent des différents aspects de la situation :

• Certains veulent savoir comment il est possible de prendre une ordonnance sur consentement sans l’aval de l’une des parties participantes, et sans que la Cour donne ses motifs.
• L’opposition du Canada à une enquête complète suscite des préoccupations.
• Des questions sont posées concernant l’incidence de cette situation sur la demande prochaine de directives destinées aux remplisseurs de formulaires au Manitoba.
• Il est proposé que les adjudicateurs demandent aux demandeurs s’il s’est produit quoi que ce soit d’inconvenant, comme on l’a fait dans l’affaire Blott.
• Il est proposé de confier la question à la Gendarmerie royale du Canada, pour enquête.
• Une question est posée au sujet de l’ampleur de l’ordonnance de non publication dans l’affaire Bronstein. L’adjudicateur en chef répond qu’il consulte un avocat à ce sujet.
• Les membres expriment leurs remerciements à l’adjudicateur en chef pour avoir accordé la priorité à l’intégrité du processus.
• Des questions sont posées sur le rôle de la loi et des tribunaux dans la victimisation renouvelée, ou la tolérance de cette victimisation, des demandeurs.
• Il est proposé de suspendre la re-certification des formulaires de demande exigés par le paragraphe 9 de l’ordonnance sur consentement jusqu’à ce que le surveillant ait mené à bien son examen.
• On fait observer que l’obligation de certifier les demandes de PEI provient d’une situation relative au mode alternatif de résolution des conflits (MARC) de groupe, dans laquelle le contenu des formulaires de demande s’écartait sensiblement de la preuve. Dans cette affaire, l’avocat des demandeurs était Stephen Bronstein. L’adjudicateur en chef Hughes avait ordonné la tenue d’une enquête, qui avait recommandé que l’avocat du demandeur certifie que la demande est le reflet fidèle de la déclaration du demandeur.
• On signale que rien n’empêche d’autres demandeurs de communiquer avec le surveillant au cours de l’examen, mais que le surveillant ne peut pas rechercher des demandeurs en vue de les interroger. Aucune limite n’est imposée à ce que M. Bronstein peut dire à ses clients.
• On exprime des craintes sur la sécurité des personnes qui ont fourni des preuves lors de l’enquête menée par l’adjudicateur en chef.

Les membres discutent du libellé des motions possibles à l’appui de la position de l’adjudicateur en chef. À la suite de la réunion, on s’est entendu par courriel sur la motion suivante :

• Décision [adoptée par une majorité de 7 sur 9] : le Comité de surveillance appuie la dissidence de l’adjudicateur en chef relativement à l’ordonnance « sur consentement » publiée, comme en font foi les observations présentées au tribunal par l’avocat au nom de l’adjudicateur en chef.

À la suite de la réunion, Line Paré a remis au Comité de surveillance une lettre (jointe à ce compte rendu) faisant état de la position du Canada concernant cette motion.

David Paterson soulève la question des soins futurs, discutée plus tôt dans la réunion. Selon lui, des adjudicateurs ont obtenu d’un adjudicateur en chef adjoint, ou d’un site Web, de l’information à l’effet que le Canada paie pour la totalité du counselling avant et après le processus, ce qui est faux. Il ajoute qu’il est mauvais que des adjudicateurs entendent des preuves ex parte, en dehors du processus d’adjudication, et tirent des conclusions qui ne figurent pas dans la preuve.

Il déclare aussi qu’il s’oppose à ce qu’un représentant de Santé Canada prenne la parole aux réunions à venir des adjudicateurs en avril. Selon lui, il ne convient pas que le gouvernement fournisse des preuves en dehors des audiences; si Santé Canada faisait de telles déclarations, il aimerait avoir la possibilité d’y assister, de poser des questions au ministère et de formuler ses propres observations.

L’adjudicateur en chef répond qu’il en discutera avec ses adjoints à une réunion fixée au lendemain.

7. Évaluation du PEI

Shelley Trevethan propose qu’on réalise une évaluation formelle du PEI pour le Comité de surveillance. Cette évaluation pourrait expliquer la procédure suivie et le mode de mise en place de la structure de gouvernance, indiquer si les objectifs ont été atteints et comment les parties ont collaboré, enfin noter les pratiques exemplaires et les choses qu’on aurait pu faire différemment. Elle ajoute qu’en cas d’entente à ce sujet, elle engagerait un évaluateur externe chargé de collaborer avec le Comité de surveillance.

Les membres expriment leur appui au projet. Mayo Moran propose la rédaction d’un rapport provisoire faisant état des possibilités futures d’apprentissage et d’amélioration.

8. Démission de l’adjudicateur en chef

Dan Ish remet au Comité de surveillance sa démission du poste d’adjudicateur en chef, qui prendra effet au plus tard le 30 juin 2013. Il explique que les dernières cinq années et demie, remplies de difficultés complexes et d’incessants déplacements, l’ont fatigué. Comme il est peu probable que le PEI achèvera avant 2016 ou 2017, l’heure est venue de passer à autre chose et de trouver une personne pleine d’une énergie nouvelle. Il se dit convaincu qu’on a mis en place une excellente structure, comprenant notamment six adjoints et le Secrétariat d’adjudication.

Les membres du Comité expriment leur remerciement à Dan Ish pour avoir travaillé si fort pendant tant d’années. Mayo Moran annonce qu’elle a eu des discussions préliminaires avec Shelley Trevethan concernant le lancement d’une demande de propositions en vue du choix d’un nouvel adjudicateur en chef.

9. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mercredi 24 avril 2013, à Montréal.