Comité de surveillance des Procès-verbaux | 21 juin 2011 - Vancouver, Colombie-Britannique

Membres présents

Également présents

1. Présentations

   Luc Dumont présente Marielle Doyon, qui exercera les fonctions de directrice générale des Opérations de la Convention de règlement du Canada, à compter du 1er juillet. Elle est actuellement directrice générale pour les Services de ressources humaines et du milieu du travail. En plus de figurer parmi les deux représentants au Comité de surveillance et d’être responsable du rôle du Canada en ce qui concerne le Processus d’évaluation indépendant (PEI), elle sera également responsable du Paiement d’expérience commune (PEC) et de la recherche.

   Pendant le repas, les membres rendent hommage à Luc Dumont, qui quittera le Comité après cette réunion afin d’assumer les fonctions de directeur général régional associé pour la région du Québec à Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC).

   Akivah Starkman présente John Trueman, qui prend la relève à titre d’attaché de direction de l’adjudicateur en chef et de secrétaire au Comité de surveillance.

   Dan Ish rend hommage à Irene Fraser, qui prend sa retraite. Elle était un atout considérable pour cette organisation. Irene ainsi que l’honorable Ted Hughes et Anita Murdoch sont les trois premières personnes à avoir été nommées pour administrer le Secrétariat d’adjudication pour le mode alternatif de règlement des conflits, en 2003. Irene était une source de sagesse, de savoir et de courage. Elle nous manquera.

2. Sous­comité technique – Dan Shapiro
   1. Rôle du Sous­comité technique

      On discute du rôle du Sous­comité technique (SCT). L’adjudicateur en chef passe en revue le rôle du Sous­comité. On mentionne que l’ordre du jour pour le SCT est envoyé aux neuf membres du Comité de surveillance, que le Comité de surveillance au complet peut attribuer du travail au SCT et que le SCT présentera des propositions au Comité de surveillance complet lorsqu’elles seront prêtes à être approuvées et à mettre à exécution.

   2. Téléconférences préparatoires à l’audience visant une succession

      L’une des parties demande à ce que le SCT examine les procédures internes du Secrétariat concernant les téléconférences préparatoires à l’audience qui se tiennent dans les cas où le demandeur décède avant l’audience.

      On demande si une téléconférence préparatoire à l’audience visant une succession peut entraîner une décision qui clôt la demande. On souligne que pour le moment, il n’y a pas de jurisprudence qui permettrait à un adjudicateur de rendre une décision à l’égard de la demande sans une audience. En ce moment, les téléconférences préparatoires à l’audience sont modelées principalement sur les téléconférences de première appréciation du volet pour les demandeurs non représentés dans les dossiers du volet complexe. Ces téléconférences procurent l’occasion de discuter des obstacles à la procédure, du matériel additionnel qui peut être nécessaire afin que la demande soit traitée et fournit une occasion pour la succession de décider si elle doit poursuivre la procédure. L’objectif n’est pas de rendre une décision, mais plutôt d’informer.

   3. Aveux dans les cas de sévices entre élèves

      On s’inquiète du fait que lorsque le Canada fournit des aveux à l’égard de la connaissance du personnel de sévices entre élèves dans le dossier de la preuve, la source de l’aveu n’est pas incluse dans le document, tel que requis par la directive 8 (DAC-8) de l’adjudicateur en chef. Il y a également des questions concernant la présentation et les détails des aveux.

      Les représentants du Canada s’engagent à répondre d’ici deux semaines aux quatre questions suivantes : a) Pourquoi la source de l’aveu n’est-elle pas incluse; le Canada serait-il disposé à mettre à jour ses observations afin d’inclure la source? b) Quelle est la position du Canada concernant la remise des listes du personnel? c) Comment les aveux sont-ils présentés (format) par le Canada? d) La liste de base fournie de manière confidentielle aux adjudicateurs conformément à la directive DAC-8, qui est actuellement une feuille de calcul Excel, devrait-elle inclure le texte intégral des aveux du Canada?

   4. Gestion des dossiers

      L’adjudicateur en chef a consulté le SCT sur la meilleure façon de gérer les dossiers qui sont bloqués à différentes étapes du processus, comme c’est le cas pour environ 3 000 dossiers. Le Secrétariat d’adjudication a préparé un dossier de présentation afin d’appuyer la discussion.

      Le SCT mène une discussion élargie au sujet d’un certain nombre de causes et de solutions potentielles liées à ce problème, y compris les mesures qui pourraient être mises en œuvre au niveau administratif et celles qui requièrent un accord des parties ou une intervention de la cour.

      On signale que même si l’on doit trouver de meilleures solutions pour surmonter les obstacles particuliers qui empêchent l’avancement des demandes, toutes les parties ont des problèmes de capacité qui limitent le nombre de cas qui peuvent être instruits chaque année. Des solutions efficaces devraient viser à conclure les cas plus rapidement et non à seulement déplacer le problème vers une autre étape du processus.

      Décision : Le Comité de surveillance demande au personnel du Secrétariat d’adjudication de redoubler d’efforts afin d’élaborer une approche centrée et viable pour gérer le volume de demandes plus rapidement.

      Décision : Le Comité de surveillance demande au Sous­comité technique de se concentrer sur les solutions internes et externes possibles en ce moment en vue d’élaborer un cadre réalisable en août.

      Le Comité discute de la nécessité d’approches pour traiter les demandes des survivants âgés ainsi que celles qui sont en cours depuis très longtemps.

      Akivah Starkman et Michael Mooney font état d’un nouvel outil de gestion des dossiers sur le Web que le Secrétariat d’adjudication et Crawford mettront en place bientôt pour les avocats des demandeurs participants. Le système est conçu pour aider le Secrétariat et l’avocat du demandeur à mieux comprendre l’état des demandes.

3. Approbation du procès verbal

   Le Comité approuve le compte rendu de la réunion du 10 mai 2011, sous réserve de corrections rédactionnelles qui seront fournies par la présidente.

4. Indicateurs de rendement clés – Akivah Starkman

   Jalons importants : plus de 21 000 demandes reçues; plus de 10 000 demandes toujours en cours; près de 8 000 audiences tenues [plus 1 400 audiences du MARC, pour un total de plus de 9 300]. Le Canada a versé des indemnités totalisant plus de 1 milliard de dollars.

   Akivah Starkman distribue un nouveau rapport de type « tableau de bord » qui est le fruit de la collaboration entre le Secrétariat d’adjudication, le Canada et Crawford. Le nouveau rapport est conçu de façon à se concentrer moins sur les données brutes et plus sur les tendances, les enjeux et les défis. Il indique les données d’un mois à l’autre et compare les progrès actuels avec les normes de service établies.

   Luc Dumont mentionne que la grève de Postes Canada influe sur l’aptitude du Canada à envoyer des chèques. La capacité d’Affaires autochtones et Développement du Nord Canada à produire des chèques manuellement est restreinte. Il espère que la situation ne durera pas trop longtemps.

   En réponse à une question, Luc Dumont indique qu’un petit nombre de paiements requiert plus de 100 jours et que ceci a lieu dans des cas où des documents de succession sont requis; plus d’un avocat participe; une demande de révision a été reçue; un différend concernant le versement est en cours ou le demandeur se représente lui-même et a besoin d’un avis juridique indépendant.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef – Dan Ish

   Les adjudicateurs en chef adjoints effectuent actuellement des examens de rendement des adjudicateurs, qui seront terminés d’ici l’automne. Il s’agit de la deuxième ronde des examens et ceux-ci peuvent servir d’appui pour une recommandation au Comité de surveillance sur le renouvellement du contrat d’un adjudicateur après 2012. Les membres du Comité de surveillance doivent soumettre à l’adjudicateur en chef leurs commentaires au sujet d’un adjudicateur.

   Le Comité de surveillance devra également prendre en considération le renouvellement des contrats des adjudicateurs en chef adjoints et de l’adjudicateur en chef. L’adjudicateur en chef propose que les discussions concernant le renouvellement commencent par les adjudicateurs pour ensuite traiter des contrats des adjudicateurs en chef adjoints, puis de celui de l’adjudicateur en chef. L’adjudicateur en chef suggère également que le Comité de surveillance pourrait vouloir tenir une réunion à huis clos (en son absence) pour discuter de façon générale du processus de renouvellement des contrats en plus d’une réunion finale à huis clos pour discuter du contrat de l’adjudicateur en chef.

   L’adjudicateur en chef a récemment envoyé une note aux avocats des demandeurs traitant d’un certain nombre de questions liées à la pratique. Il a avisé les avocats que son interprétation des ordonnances de la cour était qu’un examen des frais juridiques par l’adjudicateur afin de s’assurer qu’ils sont justes et raisonnables peut entraîner une réduction des frais en dessous de la contribution de 15 % du Canada pour les honoraires. À titre d’exemple de conduites qui pourraient donner lieu à une telle réduction, il cite les avocats qui ont, à plusieurs reprises, assisté avec le mauvais client, les demandes où le formulaire de demande ne comporte aucune ressemblance avec le cas en question et les formulaires de demande où l’attestation de l’avocat est signée par quelqu’un d’autre, est photocopiée ou falsifiée. Toutes ces situations se sont malheureusement produites.

   Dans sa note, l’adjudicateur en chef a également parlé des méthodes convenables de comptabilité de fiducie dans les cas où une révision des frais juridiques est en cours et a rappelé aux avocats que le montant payable selon la Convention de règlement ne peut être attribué à d’autres personnes ou organisations.

6. Rapport du directeur exécutif – Akivah Starkman

   Akivah Starkman informe les membres du Comité qu’il travaille avec l’équipe responsable de l’approvisionnement d’AADNC afin de trouver un mécanisme approprié pour payer les frais de participation aux réunions qui sont indiqués dans la Convention de règlement.

   On a signalé à Santé Canada et traité des cas où plusieurs travailleurs de la santé communautaire assistaient à la même audience.

   Le groupe de soutien aux demandeurs du Secrétariat de l’adjudication, qui travaille directement avec les demandeurs non représentés afin de leur fournir un soutien et des directives pendant le processus, a reçu récemment le Prix des sous­ministres, qui est la plus grande marque de reconnaissance du Ministère.

   David Paterson fait part d’une situation au cours de laquelle un de ses clients a été contacté directement par un représentant de l’Église, avant même que l’avocat l’ait avisé qu’une audience était prévue. Akivah Starkman demande des détails afin de pouvoir étudier la situation.

   Le Secrétariat d’adjudication examine les circonstances où il serait approprié de transmettre une copie conforme directement au demandeur lorsque des avis sont envoyés à l’avocat. David Paterson souligne que certains demandeurs ont besoin de confidentialité et lui ont demandé de ne pas les joindre à la maison.

7. Questions à trancher
   1. Formulaire de demande – Akivah Starkman

      Lors de la réunion précédente, le Comité de surveillance a approuvé les changements proposés à la version anglaise du formulaire de demande et a reçu le guide révisé à titre informatif. La traduction française est maintenant prête à être approuvée. Une fois que les versions anglaise et française auront été approuvées, le nouveau guide et les nouveaux formulaires pourront être utilisés.

      En réaction à la rétroaction des membres du Comité de surveillance et des consultations approfondies, la section où les demandeurs devaient sélectionner le volet ordinaire ou complexe a été enlevée. L’Unité d’admission du Secrétariat continuera à admettre les demandes au volet ordinaire ou complexe selon la nature de la demande.

      Décision : Le Comité de surveillance approuve les formulaires de demande anglais et français, sous réserve de changements finaux qui seront fournis par Luc Dumont d’ici une semaine.

      Après son approbation finale, la version 3 sera disponible en version remplissable et non remplissable sur le Web et il sera possible d’obtenir des copies imprimées par le biais de la ligne d’information. Les anciennes versions du formulaire ne seront plus distribuées, mais les demandes effectuées au moyen de ces formulaires seront acceptées jusqu’à la date limite de la demande.

   2. Adjudicateurs de révision – Dan Ish

      Conformément à l’annexe D, l’adjudicateur en chef demande l’approbation du Comité de surveillance concernant la liste des délégués de l’adjudicateur en chef autorisés à mener des révisions du bien-fondé des décisions des adjudicateurs. La liste précédente a été approuvée le 28 juillet 2010.

      Décision : Le Comité de surveillance approuve une liste d’adjudicateurs en tant que délégués de l’adjudicateur en chef autorisés à mener des révisions du bien-fondé des décisions des adjudicateurs.

   3. Manuels de formation des adjudicateurs

      Des copies de l’ébauche du manuel de formation de l’adjudicateur ont été fournies à ceux qui en ont fait la demande à l’avance.

      Décision : Le Comité de surveillance demande à ce que la table des matières du manuel de formation de l’adjudicateur ainsi qu’une liste des changements apportés à la première version soient envoyées par courriel aux membres.

      On suggère qu’un bref module sur les règlements négociés soit ajouté à la séance de formation des adjudicateurs prévue en août.

8. Sujets de discussion
   1. Sélection des adjudicateurs

      Kerry O’Shea quitte la réunion pendant la discussion de ce point.

      En vertu de l’annexe « D », le Comité de surveillance se constitue en tant que jury de sélection pour ce point, et chacune des quatre parties intéressées, c’est­à­dire les demandeurs, les avocats des demandeurs, les organisations de l’Église et le gouvernement, a un vote. L’accord unanime des quatre parties intéressées est nécessaire pour nommer un adjudicateur.

      Les membres reçoivent une liste de candidats classés selon leurs résultats aux entrevues de sélection. On confirme que la moyenne des résultats n’inclut pas la participation sans droit de vote de Hugh McCall et Dan Shapiro, qui agissent en tant que délégués sans droit de vote de l’adjudicateur en chef.

      Décision : Le jury de sélection réaffirme les exigences existantes selon lesquelles la nomination de toute personne qui est actuellement employée par le gouvernement est conditionnelle à ce que cette personne démissionne de son poste.

      Décision : Le jury de sélection approuve à l’unanimité la nomination de 19 personnes au titre d’adjudicateur.

      Le travail du jury de sélection étant terminé, la réunion du Comité de surveillance se poursuit.

      Kerry O’Shea réintègre la réunion.

   2. Stratégie d’achèvement – Akivah Starkman

      Akivah Starkman décrit le travail effectué par le personnel à la suite de la dernière réunion du Comité de surveillance, où l’on a déterminé que le fait de simplement prolonger le délai pour régler les demandes, à cause d’un volume de demande plus élevé que prévu, n’est pas une option acceptable.

      Il y a des questions relatives à la capacité et au processus. Même si les changements apportés au processus ont permis l’avancement d’un plus grand nombre de demandes, toutes les parties ont des contraintes de capacité. Le Secrétariat d’adjudication prévoit actuellement qu’il est possible de tenir 4 400 premières audiences par année. Certains changements au processus pourraient augmenter la capacité jusqu’à environ 5 000 audiences, mais le Secrétariat aurait besoin d’ajouter 35 personnes à son personnel.

      Akivah Starkman s’engage à se présenter à la réunion d’août du Comité avec des suggestions concrètes afin de traiter les points cernés. Le Secrétariat étudie les points qu’il peut régler, ceux dont les parties peuvent s’occuper et ceux qui requièrent des directives de la cour.

      Un dossier de présentation détaillé résumant l’étude des annulations et des reports d’audience du Secrétariat d’adjudication a été distribué aux membres du Comité avant la réunion.

      Tout le monde s’entend sur la nécessité d’une approche qui imposerait des frais pour les annulations et les reports qui auraient pu être évités.

   3. Réunion du Comité d’administration national, 22 juin 2011 – Mayo Moran

      Le Comité discute de sa réunion conjointe avec le Comité d’administration national, qui aura lieu le lendemain.

9. Prochaine réunion

   La prochaine réunion du Comité de surveillance est prévue pour le mercredi 3 août, à Vancouver.