Comité de surveillance des Procès-verbaux | 19 octobre 2010 - Toronto, Ontario

Participants:

1. Sous-comité technique – Dan Shapiro
   1. Dossiers abrégés

      Les dossiers abrégés sont de plus en plus utilisés – leur nombre a augmenté de près de 50 p. 100 au cours du dernier trimestre –, et le délai entre l’audience et la décision, qui était en moyenne de 64 jours pour les dossiers réguliers, est tombé à 11 jours pour les dossiers abrégés.

      Le Canada craint que les dossiers abrégés ne contiennent pas suffisamment de détails ou n’offrent pas une analyse assez approfondie.

   Décision: Luc Dumont discutera de la question à l’interne et organisera une téléconférence entre les membres du sous-comité technique et Kerry Eaton.

2. Approbation du procès-verbal, 21 septembre 2010
   1. Procès-verbal régulier

      Décision: Approuvé, sous réserve d’un changement.

   2. Procès-verbal du débat à huis clos

      Décision: Approuvé.

3. Points de décision – Akivah Starkman
   1. Demande de propositions concernant les services d’adjudicateurs

      Décision: La demande de propositions est approuvée.

   2. Échéancier

      Un échéancier est présenté. La date cible pour l’affichage est le 6 décembre. La présélection se fera en février 2011, et la formation des nouveaux adjudicateurs, en avril ou mai 2011.

      Décision: La date des entrevues avec les candidats sera fixée avant la prochaine réunion.

      Décision: Les intervenants doivent remettre à Irene Fraser d’ici le 1er décembre les questions à poser aux candidats lors des entrevues.

   3. Politique sur l’emplacement des audiences

      Une version préliminaire de la politique sur l’emplacement des audiences, préparée par Akivah Starkman, a été diffusée le 14 octobre. Les participants discutent de la politique, mais aucune décision n’est prise.

4. Examen des principaux indicateurs de rendement – Akivah Starkman

   Les participants discutent de diverses statistiques. Plus de 18 000 cas ont été présentés au PEI, et près de 7 000 de ces cas ont fait l’objet d’audiences. La cible pour le prochain trimestre est de 1 000 cas. Les cas en suspens font encore problème.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef – Dan Ish
   • Un comité a été créé pour évaluer la gestion des documents.
   • Les examens, tant du bien-fondé des décisions que des frais juridiques, constituent maintenant une part non négligeable du travail du Bureau de l’adjudicateur en chef. Le nombre d’examens a augmenté, mais non pas en termes de pourcentage du total des cas.
   • Quatre réunions régionales des adjudicateurs se tiendront à l’automne. La première aura lieu le 26 octobre à Québec.
   • L’examen des décisions relatives aux frais juridiques demeure une lourde tâche pour les adjudicateurs en chef adjoints et l’adjudicateur en chef. Des lignes directrices sur les frais juridiques ont été distribuées aux adjudicateurs. En principe, cette mesure devrait contribuer à assurer l’uniformité entre adjudicateurs.
   • Poursuites :
     • Deux poursuites ont été intentées au Québec, et toutes deux se rapportent aux droits des auteurs allégués. Elles seront renvoyées au tribunal de contrôle.
     • Une autre poursuite se déroule en Ontario. Il y est allégué qu’un adjudicateur aurait eu des préjugés. L’affaire est entendue par le tribunal de contrôle. Un document d’orientation sur les conflits d’intérêts et les préjugés est en cours de rédaction et sera distribué aux adjudicateurs.
     • Au Manitoba, deux poursuites portent sur les frais juridiques. Une demande d’instructions a été présentée.
     • La décision du juge Brown de la Colombie-Britannique, au sujet des frais juridiques payés aux termes de la CRRPI pour les travaux exécutés avant le 20 novembre 2005, a été portée en appel.
     • À la prochaine réunion, Dan Ish présentera par écrit au CS un rapport sur les poursuites en cours au Québec.
6. Rapport du directeur exécutif – Akivah Starkman
   • Priorités stratégiques :
     • Stratégie de réduction progressive des activités;
     • Communications : activités de diffusion; relations avec les clients; communications sur ce que nous faisons, sur ce que nous sommes et sur nos interactions avec les gens;
     • Échéances pour la gestion des cas et retard accumulé;
     • Ressources humaines;
     • Cibles pour la diffusion :
       • anciens élèves admissibles;
       • organisations autochtones;
       • milieux juridiques;
       • demandes des collectivités.
     • Indépendance du Secrétariat
   • Il est question de définir un processus équitable pour aider les anciens élèves qui se trouvent dans des collectivités éloignées à entrer en contact avec un avocat, mais aucune décision n’est prise.
   • Quatre groupes autochtones sont disposés à assumer les fonctions de remplisseurs de formulaires. La description de travail sera bientôt au point.
   • Une communication sur l’échéance de présentation des demandes est en cours de rédaction.
7. Réunion avec la Commission de vérité et de réconciliation (CVR)

   Le CS s’est réuni avec la CVR le 18 octobre, de 16 h 30 à 18 h. Les positions respectives sont claires, ce qui a été utile.

   Décision:

   1. Organiser une série de réunions officielles entre la CVR et le CS.
   2. Produire un formulaire de consentement pour les demandeurs qui souhaitent communiquer à la CVR de l’information à leur sujet.
   3. Établir un protocole à cette fin.
   4. Dan Ish rencontrera le juge Sinclair.
   5. Akivah Starkman rencontrera Kim Murray.
   6. Dresser un inventaire de l’information qui peut être mise en commun dès maintenant.
   7. Inscrire la CVR à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Prochaine réunion : 14 décembre, à Vancouver.