Comité de surveillance des Procès-verbaux | 15 décembre 2009 - Toronto, Ontario

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15 décembre 2009 - Toronto, Ontario

Participants:

Nom Organisation Fonction
Mayo Moran   Présidente
Stephen Kendall Représentant de l’Église  
Mitch Holash Représentant de l’Église  
Luc Dumont Représentant du gouvernement du Canada  
Alison Molloy Représentant du gouvernement du Canada  
Les Carpenter Représentant des inuits  
William Wuttunee Représentant de l’APN  
Len Marchand Représentant des avocats des demandeurs  
David Paterson Représentant des avocats des demandeurs  
Dan Ish   Adjudicateur en chef
Jeffery Hutchinson Secrétariat d'adjudication des pensionnats indiens  
Leah Kraft SAPI Secrétaire de séance

Kerry Eaton; Daniel Shapiro est présent pour le rapport du sous-comité technique.


  1. Adoption et modification de l’ordre du jour

    Ajout :

    1. Séance tenue à huis clos
    2. Affichage du procès-verbal sur le site Internet
  2. Rapport du sous-comité technique

    Dan Shapiro parle au nom du SCT.

    Dossiers abrégés

    • Crawford a créé les dossiers en format électronique
    • Une vidéo didactique est en cours de préparation pour les adjudicateurs et les parties
    • Les dossiers abrégés seront affichés sur le site Internet

    DAC-6

    • Une révision de cette directive est acceptée à l’unanimité. Dan Shapiro élaborera une ébauche qui sera révisée par les autres membres.

    Dossiers de la CSC sur l’incarcération

    • Remis à la prochaine réunion

    Lettre aux experts

    • Dan Shapiro effectuera un suivi avec Kaye Dunlop à ce sujet.

    Base de données sur les décisions

    • Suite de la discussion concernant le niveau de suppression des décisions, mais toujours pas d’entente.
    • La question essentielle est de savoir s’il devrait y avoir une base de données.
    • D’autres options intermédiaires ont fait l’objet d’une discussion :
      • Transfert de la question à l’adjudicateur en chef
      • Une base de données plus restreinte, p. ex. examen des décisions, volet complexe, points d’interprétation particuliers, cas où les connaissances sont réelles ou construites.

    Discussion du CS

    • Mitch demande si l’accès à la base de données sur les décisions entre en contradiction avec le Secrétariat d’adjudication et, si oui, quelle est la tribune appropriée pour apporter des modifications à l’entente de règlement.
    • Suite de la discussion au sujet de l’accès et de la prise de mesures pour assurer des conditions uniformes et le respect des questions relatives à la protection de la vie privée.

    Décision : Sujet transféré à Dan Ish afin qu’il élabore des recommandations.

  3. Examen des indicateurs de rendement clés (Jeff Hutchinson)
    • Trois documents ont été distribués – Rapport du tableau de bord du SAPI en date du 6 décembre 2009, Statistiques du Secrétariat d’adjudication du 19 septembre 2007 au 6 décembre 2009 et un nouveau, Aperçu hebdomadaire des demandes, qui explique en détail comment sont gérés les demandes au sein du Secrétariat.
    • Le nombre d’audiences prévues a dépassé le cap des 2500 et on en prévoit environ 3000 en 2009.
    • L’objectif de divulgation de 44 décisions par semaine avait été fixé – après du retard, on est maintenant à jour.
    • En matière de tendance, on demeure à environ 90 nouvelles demandes par semaine.
    • Kerry indique que ce n’est pas surprenant – il s’attendait à ce niveau de régularité.
    • En matière de traitement par province, les réclamations sont traitées plus rapidement en C.-B. parce que le gouvernement de la C.-B. envoie les documents aux demandeurs plus rapidement que les autres provinces.
    • Le Secrétariat a entamé des discussions avec les provinces et les territoires au sujet de la collecte de documents.
    • Le plus grand facteur d’influence du processus de réclamation est la collecte de documents. Dans les cas où le délai de 9 mois n’est pas respecté, le retard est souvent attribuable au délai nécessaire pour l’obtention des documents.
  4. Rapport du directeur exécutif
    • Le Secrétariat a ajouté un certain nombre de ressources depuis le début du mois d’octobre.
    • La priorité du Secrétariat est la gestion des audiences. Bien que nous ayons des ressources en place pour accorder un plus grand nombre d’audiences, il y a encore des problèmes, principalement des conflits internes qui déteignent sur la productivité.
    • Une formation sur les valeurs et l'éthique de la fonction publique a été donnée.
    • Dans les deux dernières semaines de novembre, les opérations ont presque atteint la norme de service, mais il y a encore des situations où les avis et les arrangements ont lieu à la dernière minute.
    • On continue d’étudier différentes options pour rendre le processus moins onéreux, y compris les changements en matière de distribution du travail et de procédure de paiement
    • On ne considère pas que l’entente de règlement oblige le Secrétariat à faire autant qu’il le fait, p. ex. en matière de transactions financières– le Secrétariat effectue 40 000 opérations financières par année
    • On examine si les avocats des demandeurs devraient considérer les déplacements et la facturation comme des déboursements – transformant les opérations en quelque sorte en greffe du Tribunal.
    • Len Marchand suggère qu’il serait utile de travailler sur ce point avec les avocats des demandeurs.
    • Des entrevues pour de nouveaux adjudicateurs auront lieu cette semaine, une liste devra être approuvée par le CS le plus rapidement possible afin de respecter les délais de mise en oeuvre des contrats et de planification de la formation.
    • Le CS accepte de participer à une conférence téléphonique le 23 décembre.
    • Discussion au sujet de la rigueur appliquée au triage des candidats, le CS accepte de revoir le processus de sélection avant la prochaine vague d’embauche.
  5. Rapport de l’adjudicateur en chef
    • Le recrutement du personnel reste un problème.
    • Un système de surveillance a été mis en place pour assurer le suivi des décisions.
    • Des attentes précises seront établies pour les adjudicateurs au sujet des délais en matière de décisions.
    • En matière de norme de service, on approche d’un délai d’exécution de 14 jours.
    • Des dossiers abrégés ont été envoyés au CAN et on ne prévoit aucun problème pour leur approbation.
    • Il faut établir une ligne de communication avec la CVR. On veut s’assurer que la CVR possède l’information et les chiffres exacts pour le PEI.
    • Il faut un agent de liaison entre les responsables du PEI et la CVR.
    • Cela vaut la peine d’organiser une rencontre entre les trois commissaires et 3-4 personnes qui ont passé par tout le processus.
    • Une discussion approfondie sur la relation avec la CVR mène le CS à accepter de créer un sous-comité de la CVR. Il faut tenir compte du fait que Stephen, David et Luc faisaient déjà partie du comité consultatif de la CVR; le sous-comité pourrait inclure ces trois personnes en plus de Dan.
    • De plus, des lignes de communication informelles seront maintenues entre Dan et le président de la CVR et entre Jeff et le directeur exécutif de la CVR.
    • Lors du CAN, Dan préparera une communication sur la relation entre le CAN et le PEI; une relation qui devra être prise en considération par le CS.
  6. Décisions requises :
    1. Apport sur le recrutement d’experts (Jeff Hutchinson)
      • Le cadre de responsabilisation est prêt. En principe, il a été approuvé par le CS.
      • Il y a un point à régler au sujet de la gestion des tarifs. Le gouvernement du Canada veut un cadre. Une note d’information indiquant quelques options a été distribuée.
      • Une grille tarifaire approuvée pourrait être une façon de gérer les frais.
      • À la suite de l’examen de la note d’information, Len indique que trois des experts récemment approuvés ne se sont pas de Viewpoint – le Secrétariat doit effectuer un suivi et confirmer l’information.

      Décision : Approuver l’option D expliquée dans la note d’information, modifiée comme suit : sous réserve de l’ajout des trois experts récemment approuvés qui ne sont pas de Viewpoint, approuver les taux horaires pour la liste d’experts détaillée à l’annexe « A », limiter le recours à d’autres experts approuvés dont les taux sont plus élevés que ceux présentés à l’annexe « A » au cas où les experts de l’annexe « A » ne soient pas disponibles ou qu’une spécialisation particulière qu’ils ne possèdent pas soit requise.

    2. Plan de la base de données (Jeff Hutchinson)
      • Discuté dans la section Rapport du sous-comité technique
    3. Évoquer des décisions lors des audiences (Dan Ish)
      • Dan Ish indique qu’en principe, les parties ne doivent pas évoquer des décisions lors des audiences et il le rappellera aux adjudicateurs.
      • On fournit des exemples de situations où il est très utile de se référer à des décisions, par exemple en fournissant aux adjudicateurs d’autres cas où des programmes de guérison traditionnelle ont été utilisés dans le cadre de soins futurs.
      • Le gouvernement du Canada confirme que les représentants avaient reçu l’ordre de ne pas faire allusion à des décisions.
      • Discussion à savoir si cette question est liée à une base de données limitée – on pourrait inclure des cas clés.
      • Discussion sur l’option de directives ou de documents d’orientation.
      • Dan Ish confirme que des décisions révisées seront distribuées, il s’entretiendra avec l’adjudicateur en chef adjoint pour voir comment procéder à la distribution de façon systématique.

      Décision : Le CS confirme qu’il ne faut pas évoquer des décisions lors d’audiences puisqu’elles ne constituent pas un précédent.

  7. Protocole pour l’ajout d’experts à la liste et leur retrait
    • David Paterson indique que deux experts, Dr Robinson et Dr Devrome, qui n’ont pas été ajoutés à la liste lors de la dernière assemblée du CS parce qu’ils n’avaient pas indiqué leur intérêt, ont depuis confirmé leur intérêt à participer.
    • Les participants discutent brièvement de la version préliminaire du protocole pour les ajouts à la liste.

    Décision : Approuver l’ajout de ces deux experts à la liste et réviser la version préliminaire du protocole qui figurera comme point à l’ordre du jour de la réunion de janvier.

  8. Rapport sur le plan de soins futurs (Len Marchand)
    • Non discuté, car la question est ambigue.
  9. Stratégie de sensibilisation (Jeff Hutchinson)
    • Un projet de stratégie de sensibilisation et de dossier de présentation est présenté.
    • Jeff résume la stratégie – la diffusion se concentre dans les régions où, selon l’analyse de l’écart, il y a eu peu de participation.
    • Le Secrétariat sera en contact avec les barreaux locaux et les organismes de ces régions, le Nord a besoin d’une attention particulière et le Québec nécessite une stratégie unique.
    • Jeff déclare que le Secrétariat serait heureux de recevoir les commentaires du CS avant la prochaine réunion.

    Décision : Réviser et donner des commentaires au Secrétariat à la prochaine réunion.

  10. Publication des aveux relatifs aux sévices entre élèves (Len Marchand)
    • Len Marchand informe le CS de la question. Certains scénarios concernant les sévices entre élèves conformément à l’accord de règlement pour lesquels le fardeau de prouver que le gouvernement du Canada et/ou l’Église était ou aurait dû être au courant des sévices incombe au demandeur.
    • Len Marchand mentionne qu’une fois que cette preuve a été fournie, le gouvernement du Canada doit communiquer cette information d’une façon plus générale avec les avocats des demandeurs en vertu de l’Annexe « D », plutôt que de le faire au cas par cas. Ce serait utile si cette information était divulguée car les avocats seraient mieux en mesure de décider si le cas du demandeur est justifié avant d’aller de l’avant.
    • Les représentants du gouvernement du Canada déclarent que selon l’interprétation de la section pertinente par ce dernier, elle s’applique au cas par cas et le gouvernement du Canada n’est pas en mesure de publier des aveux pour toutes les écoles.
    • Jeff Hutchinson mentionne le besoin de trouver une solution pratique et indique que grâce à l’établissement du site Internet sécurisé pour l’EED, on pourrait songer à la possibilité de publier juste assez d’information pour permettre aux avocats des demandeurs de déterminer s’il y a lieu de poursuivre une affaire.

    Décision : Le CS se penchera sur la recommandation au sujet de la base de données et le gouvernement du Canada réévaluera sa position à ce sujet.

  11. Affichage du procès-verbal sur le site Internet
    • On soulève la question des procès-verbaux qui ne sont pas à jour sur le site Internet et on indique le besoin d’avoir des outils d’évaluation à jour pour que les adjudicateurs soient toujours au courant.
    • On propose aussi que les directives sur l’adjudicateur en chef soient transférées à la section destinée aux avocats des demandeurs sur le site Internet.
    • Le Secrétariat doit faire un suivi de ces questions.
Ajouts à l’ordre du jour
  1. Compte rendu du traitement des chèques (Luc Dumont)
    • Il faut compter 89 jours pour effectuer les paiements.
    • La situation s’améliore en ce qui concerne la séparation du traitement des indemnités et des frais juridiques et des déboursements.
    • Il faut un processus séparé pour les demandeurs non représentés.
    • On espère ramener le délai de traitement des chèques à 62 jours.
    • Délai pour l’émission de chèque une fois la demande de paiement faite : 25 à 30 jours.
  2. Compte rendu du MARC (Alison Molloy)
    • La situation s’améliore quant aux cas qui restent
    • Le nombre d’audiences prévues semble encore peu élevé à leurs yeux – dans certains cas, on a perdu le contact avec les demandeurs non représentés et les avocats des demandeurs.
    • Un certain nombre de modèles B ont été transférés au modèle A mais on possède peu d’information
    • On aimerait s’assurer que les adjudicateurs savent que l’ORC tente de conclure les cas de MARC d’ici le 31 mars et on désire traiter en priorité toutes les évaluations.
    • Les réclamations du modèle B doivent être traitées en priorité.
    • Impossible de prolonger l’autorisation du MARC – tous les cas non entendus d’ici le 31 mars seront transférés au PEI.
    • Jeff indique que le SAPI planifie l’examen des cas réglés au moyen du MARC dès qu’ils sont prêts. Il faut établir un équilibre entre l’examen de ces demandes et le respect des obligations quant au nombre d’audiences du PEI requis en vertu de l’accord de règlement.

Prochaine réunion : 26 janvier à Ottawa.