Comité de surveillance des Procès-verbaux | 9 septembre 2008 - Toronto, Ontario

Participants:

Absent :

1. Modification et approbation de l’ordre du jour
   1. Rapidité des décisions
   2. Questions de divulgation
   3. Réouvertures de dossier
   4. Futures réunions et lieu de la rencontre du 1er octobre
   5. Proposition relative aux critères de sélection du lieu d’audience

   Les points 6. f et g peuvent être retirés de l’ordre du jour.

   L’ordre du jour est approuvé.

2. Approbation du procès-verbal
   1. Approbation du procès-verbal de la téléconférence du 13 mai 2008

   Le procès-verbal est approuvé.

   2. Approbation du procès-verbal de la réunion du 20 juin 2008
   • L’avant-dernier élément doit se lire ainsi : « Le but est d’acheminer de 1 700 à 1 800 dossiers le plus tôt possible à la gestion des audiences. »
   • Au dernier élément, insérer le mot « proposé » après le mot « changement ».

   Le procès-verbal est accepté avec les modifications.

   3. Compte rendu de la séance à huis clos du 29 juillet

   On a présenté le mauvais document. On représentera le compte rendu.

   4. Procès-verbal de la réunion du 29 juillet 2008
      • Page 2 : dans l’énoncé de la première décision, ajouter « to » à la première ligne derrière « not » (version anglaise).
      • Page 3, 2e élément : remplacer « on » par « of » (version anglaise).
      • Page 3. Rapport de l’adjudicateur en chef, point 4, 3e élément : retrancher « to produce the case of 2500 » (version anglaise).
      • Page 4, dernier élément sous Rapport du directeur exécutif en ce qui concerne les remplisseurs de formulaires : retrancher la deuxième phrase et la remplacer par « Deux ordres d’avocats consultés ont dit qu’il n’y avait pas pratique illicite du droit si un tel personnel aidait seulement à remplir les formulaires selon les indications des demandeurs ». La dernière phrase de cet élément devrait être remplacée par « Le Secrétariat songe à lancer une demande de propositions pour trouver un organisme autochtone qui élaborerait des programmes de formation et d’autorisation de ces remplisseurs de formulaires. »

      On accepte le procès-verbal avec les modifications.

   5. 20 juin 2008

      Le compte rendu de la séance à huis clos à la téléconférence du 20 juin sera présenté à la prochaine réunion par Mayo Moran.

3. Rapport du directeur exécutif
   • Le nombre total de nouvelles demandes au PEI est de 3 991. On dénombre ainsi approximativement 7 000 dossiers en traitement dans ce processus.
   • Sur les 3 991 nouvelles demandes, 169 ont été jugées irrecevables.
   • Une centaine des 169 demandes irrecevables s’expliquent par un séjour dans un pensionnat non visé par la Convention de règlement (CR), 39 par un règlement obtenu dans un autre processus et quelques-unes enfin par des allégations qui ne tombent pas sous le coup de la Convention.
   • Sur les 3 991 demandes, 1 200 viennent de l’Alberta, 1 000 de la Colombie- Britannique, 662 du Manitoba, environ 470 de la Saskatchewan, 26 des Territoires du Nord-Ouest, 19 du Nunavut, 132 du Yukon, 21 (en français) et 77 (en anglais) du Québec, 230 de l’Ontario, 3 du Nouveau-Brunswick, 11 de la Nouvelle-Écosse, 1 de l’Île-du-Prince-Édouard et 1 enfin de Terre-Neuveet- Labrador.
   • Il y a 47 audiences qui ont été mises au rôle la semaine dernière; on en compte environ 600 depuis le début de l’année.
   • Un grand nombre de dossiers sont en suspens, le plus souvent à cause des préférences exprimées par les demandeurs.
   • On prévoit pour l’avenir un nombre approximatif de 40 décisions par mois dans le PRN (processus de règlement négocié).
   • Il n’est pas nécessaire de présenter les dossiers de la Commission des accidents de travail et des services correctionnels si le demandeur n’a jamais eu affaire à l’organisme.
   • On a eu très peu de réponses aux lettres envoyées aux avocats par l’équipe de gestion des cas.
   • La première « conférence d’audiences en bloc » a eu lieu, et on y voit un progrès. Ce mode de traitement conviendra moins au règlement des demandes pour perte de revenus réelle. On doit regrouper respectivement les dossiers du volet complexe et du volet ordinaire en deux miniblocs distincts pour optimiser l’emploi du temps du représentant du ministère de la Justice ou du gestionnaire du Secteur de la résolution.
   • Des salles d’audience réservées seront prêtes sous peu à Winnipeg, à Regina, à Edmonton et à Vancouver.
   • Sur le site Web, il y aura une base de données accessible un jour prochain.
   • On est en train de réviser le système financier; le Secrétariat accuse toujours un retard dans le traitement des factures.
   • David Paterson, William Wuttunee et Jeffery Hutchinson ont assisté à une réunion au sujet des « remplisseurs de formulaires » avec Ken Young, de l’APN, et les représentants de l’Assemblée des Chefs du Manitoba, de la B.C. Indian Residential Schools Survivors Society, de la Société nationale des survivants des pensionnats indiens et de Santé Canada. Une autre rencontre aura lieu le 12 septembre 2008.

   Discussion :

   • Les Églises voient nettement baisser le nombre de demandes de représentation des autorités ecclésiastiques, peut-être même dans une proportion des deux tiers. Cela pourrait changer leur façon d’aborder la question des audiences.
   • On a proposé d’élaborer des critères pour la procédure contractuelle des « remplisseurs de formulaires ». Le Canada aurait pour rôle de simplement surveiller et n’exercerait pas de fonctions administratives.
   • Il serait bon de disposer de statistiques sur le nombre de dossiers des volets complexe et ordinaire et de réclamations au titre des PRR et AFF.
   • On hésite à passer par le processus de règlement négocié lorsque le demandeur n’est pas représenté par un avocat. La participation d’un adjudicateur aide en pareil cas.
   • Quatre types de règlements négociés :
     1. au terme de l’audience, les parties s’entendent sur l’évaluation que fait l’adjudicateur de la déposition du demandeur.
     2. On peut se reporter à une déposition antérieure venant de l’interrogatoire préalable ou de l’audience tenue dans le MARC.
     3. L’affaire est simple (p. ex., volet ordinaire) et les règles de base sont acceptées par les parties.
     4. On pourrait négocier dans le cas des réouvertures de dossier pour perte d’occasion.
   • Len Marchand félicite le ministère de la Justice et Luc Dumont du succès remporté jusqu’ici dans les négociations.

   Décision : Un rapport d’étape de Jeff Hutchinson sur le processus de règlement négocié (PRN) figurera à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

4. Rapport de l’adjudicateur en chef
   • Il se pourrait que le réservoir de candidats aux postes d’adjudicateur soit épuisé : nous n’avons pas recruté le nombre prévu d’adjudicateurs malgré de sérieux efforts de publicité et de sensibilisation.
   • Les questions d’approvisionnement et de finances continuent à prendre beaucoup de notre temps. Ainsi, on nous invite à rendre des comptes avant même d’avoir dépensé les sommes affectées à la formation. L’adjudicateur en chef s’occupe de ces questions.
   • Delia Opekokew assume maintenant les fonctions d’adjudicatrice en chef adjointe.
   • L’adjudicateur en chef a rencontré Randy Bennett et le juge en chef Winkler.
   • Copie du rapport trimestriel est remise aux membres du CS. C’est un document des tribunaux et, s’il est possible de communiquer l’information qu’il renferme, le document lui-même ne peut l’être.
   • L’adjudicateur en chef doit présenter un rapport annuel au Comité de surveillance, qui peut alors décider de le rendre public ou non.

   Décision : On convient que le premier rapport annuel visera l’année civile. Il portera donc sur la période qui s’étend du 19 septembre 2007 au 31 décembre 2008.

   Discussion :

   • On se plaint de tout le temps qu’on doit compter pour obtenir une audience, plus particulièrement au Québec. Des efforts se font en vue de réduire les délais le plus possible.

   Décision : Jeff Hutchinson livrera au CS une interprétation écrite des engagements de tenir une audience dans les neuf mois suivant la réception de la demande et de parvenir à l’objectif de 2 500 règlements.

   Décision : La production d’un rapport statistique demeurera à l’ordre du jour des futures réunions.

   Décision : Irene Fraser communiquera les noms des adjudicateurs au Comité de surveillance.

5. Protocole des mentions de la liste des experts à ajouter ou à retrancher

   Décision : On se préoccupe de la rétention des services d’experts par les adjudicateurs, qui sont des entrepreneurs. Le service d’approvisionnement est en train de concevoir dans ce dossier une double stratégie à court et à long terme.

6. Guichet unique

   Ce point sera à l’ordre du jour à la suite de la réunion du 1er octobre.

7. Rapport sur les personnes mises en cause (PMC)

   Dan Ish présente une nouvelle version de la politique relative aux PMC.

   Discussion :

   • Dans l’énoncé de politique, on devrait employer le terme « auteur allégué » au lieu du terme « personne mise en cause » (PMC), le premier de ces termes figurant dans la Convention de règlement.
   • Si les parties consentent au retrait d’allégations, l’adjudicateur n’a pas à prendre de décision sur le retrait. S’il n’y a pas entente, il doit cependant trancher la question.
   • Il importe de tenir compte du moment où se fait le retrait. L’éventuel retrait doit se faire avant que les allégations ne soient portées au dossier de l’affaire. Si de tels éléments de preuve ont déjà été versés au dossier, l’auteur allégué a le droit d’être entendu.
   • Les demandeurs peuvent vouloir retirer une allégation par crainte de confusion ou en se rendant compte qu’il y a erreur sur la personne ou encore en ne sachant au juste si le nom de l’auteur est le bon.
   • Si une allégation se fait et qu’une déposition a lieu, l’auteur allégué a le droit de se faire entendre s’il n’y a pas de consentement des parties.
   • Si l’allégation est retirée, elle n’influe en rien sur l’attribution des points.
   • Les adjudicateurs doivent aviser les parties par écrit du retrait de l’allégation.

   Décision : Dan Ish révisera le projet et présentera la nouvelle version au CS.

8. Politique relative aux transcriptions

   Les représentants du Canada ont livré le fruit de leurs réflexions dans le document de travail présenté au CS le 21 mai 2008.

   Voici des changements proposés à l’énoncé de politique actuel :

   • Si une partie obtient copie de la transcription, celle-ci doit parvenir à toutes les parties.
   • En cas d’ajournement, on propose dans la politique actuelle que la transcription parvienne aux parties si un grand laps de temps de cinq à six mois s’est écoulé. La période en question devrait plutôt être de trois à quatre mois. Dans les dossiers du volet complexe, on fera droit aux demandes d’obtention de transcription sans égard à la période qui s’est écoulée.
   • On doit remplacer « personne mise en cause » par « auteur allégué » pour reprendre les termes de la Convention de règlement.
   • L’auteur allégué ne devrait pas avoir le droit d’obtenir copie de sa propre transcription.

   Décision : On devrait solliciter les vues de James Ehmann sur la question avant de modifier la politique.

   • On ne devrait pas imposer de conditions de confidentialité ni de destruction des transcriptions à quiconque reçoit celles-ci en dehors du demandeur.
   • On ne devrait pas imposer de frais pour une transcription.
   • On enverra sur demande une transcription à des fins de révision.

   Décision : James Ward communiquera les suggestions par écrit à Dan Ish.

9. Délais de révision dans le cadre du PEI

   Décision : Les révisions sont acceptées.

10. Consultation des données de la procédure des paiements d’expérience commune (PEC) dans l’examen des demandes au PEI

    Le Canada se fie aux recherches effectuées aux fins des paiements d’expérience commune sur les années indiquées de séjour des demandeurs dans les pensionnats, mais ces données de recherche ne doivent pas être considérées comme une confirmation absolue des dates par les adjudicateurs aux audiences.

11. Commentaires du Canada

    On reportera ce point à l’ordre du jour de la prochaine réunion..

12. Proposition relative aux critères de sélection des lieux et des modes d’audience

    Luc Dumont donne un aperçu de la proposition portant sur les critères de sélection des lieux et des modes d’audience et les changements de date et de lieu..

    Discussion :

    • Certaines de ces questions sont d’ordre opérationnel et n’exigent pas l’approbation du Comité de surveillance.
    • On ne s’interroge pas sur la difficulté de tenir des audiences à domicile. La nécessité d’en tenir peut-elle être remise en question par l’équipe de gestion des audiences? Qu’entend-on par circonstances exceptionnelles? Peut-on proposer des moyens de rechange à l’audience au domicile des demandeurs aux avocats de ceux-ci ou aux demandeurs non représentés par un avocat?
    • Il serait bon de s’entendre sur les principes de base en ce qui concerne les lieux d’audience.
    • Jeff Hutchinson veut que ce soit un document interne. Lorsqu’il sera prêt, il le communiquera au Comité de surveillance.
13. Prochaine réunion

    Les points « Rapidité des décisions », « Questions de divulgation » et « Réouvertures de dossier » sont reportés à la prochaine réunion.

    Celle-ci aura lieu à Toronto. Mayo Moran doit être absente une partie de la matinée. David Iverson présidera en son absence.