Comité de surveillance des Procès-verbaux | 29 juillet 2008 - Vancouver, Colombie-Britannique

Participants:

Absent :

Luc Dumont quitte à 14 h 30. Alison Molloy le remplace.

1. Modification et approbation de l’ordre du jour
   1. On retranche 9 h).
   2. On traitera de 9 c) au point 8.
   3. On ajoute un point sur la procédure de réouverture.
   4. On ajoute un point sur le site Web.
   5. On ajoute un point sur le processus de règlement négocié.
   6. On ajoute un point sur les transferts de dossiers du MARC.
   7. On fait suivre le point 8 du point 4.
2. Approbation du procès-verbal

   Réunion du 21 mai 2008

   1. Page 2, point 3 c : à la première phrase, on retranche le passage « directly in writing to the Chief Adjudicator » (version anglaise).
   2. Page 2, point 3 b : on ajoute au dernier élément énuméré « en vertu de la Convention de règlement ».
   3. Page 2, point 3 c : on retranche la dernière phrase.
   4. Page 3, point 3 d : on remplace « has already begun » par « should have been completed » (version anglaise).
   5. Page 4, 5e élément : on remplace le mot « individual » par le mot « claimant » (version anglaise).
   6. Page 6, point 10 : on retranche le paragraphe intitulé « Discussion » et le remplace par « Si une des parties voit un problème à ce que l’heure de début soit 9 h, on corrigera celle-ci par accord des intéressés ».
   7. Page 7, point 17 : on remplace « Isle a Crosse » par « Île-à-la-Crosse »; on remplace aussi la dernière phrase par « Le demandeur peut en appeler d’abord à Crawford et ensuite au CAN ou aux juges qui supervisent ».
   8. Page 7, point 19 : on retranche ce point.
   9. Page 4, point 3e, dernier élément : on doit lire « On constate le besoin de faciliter aux parties la tâche de communiquer avec le Secrétariat ».
   10. Page 4, point 4, dernier élément : on emploie plutôt « PEI ».
   11. Page 5, point 6, premier élément : on met « paper » en majuscules; on retranche « government reps and claimant counsel on the data base » et insère « the parties » (version anglaise).
   12. Page 5, point 6 : on remplace « income predictability » par « life time earnings » (version anglaise).
   13. Page 6, point 7 : on doit lire : « Le Canada a donné instruction à son personnel au sujet du droit à renonciation ».
   14. Page 6, point 9 : on remplace la phrase par « On a une discussion sur une question interpersonnelle ».
   15. Page 6, point 12 : on doit lire « Le point a été introduit et renvoyé à la prochaine réunion ».
   16. Page 6, point 13 : on doit lire « Question traitée au point 10 ».

   On approuve le procès-verbal avec les modifications.

   Décision : Les délibérations en séance à huis clos ne doivent pas figurer au procès-verbal général, mais être consignées à part dans un compte rendu confidentiel. Si une décision se prend en séance à huis clos, elle doit cependant être portée au procès-verbal général.

   Décision : Si les membres du CS proposent d’apporter des changements au projet de procès-verbal, ils doivent les communiquer à Irene Fraser avant le jour de la réunion.

   13 mai 2008

   On retranche le point 3 Confirmation des nouveaux adjudicateurs et le porte au compte rendu de la séance à huis clos.

   On approuve le procès-verbal avec les modifications.

   13, 20 et 27 juin 2008

   Décision : Mayo Moran produira les comptes rendus des séances à huis clos des 20 et 27 juin. Irene Fraser dressera le procès-verbal général de la téléconférence du 20 juin.

   La réunion qu’on prévoyait tenir le 13 juin n’a pas eu lieu.

3. Approbation du programme et du guide de formation des adjudicateurs pour la semaine du 14 au 21 septembre 2008
   • Les membres reçoivent le programme et le guide pour information.

   Discussion : Le programme est provisoire, et on prévoit y apporter des changements. Éric Lepine est invité à faire une présentation sur le programme français. La version française doit plus clairement faire état du rôle de Myriam Girard à titre de présidente.

   • Nous attendons toujours que le ministre approuve les frais de représentation (pour les hôtels).
   • Jeff Hutchinson aimerait recevoir la liste de ceux et celles qui seront présents chaque jour à la séance de formation.
   • Les membres du Comité de surveillance peuvent obtenir un remboursement pour trois jours au maximum chaque mois. S’ils participent à la séance de formation comme présentateurs, ils n’ont pas droit à un remboursement pour plus de deux jours, car le Comité de surveillance se réunira le 9 septembre pour la journée.

   William Wuttunee offre d’animer un cercle de guérison dans une des soirées. Il n’est pas obligatoire que les adjudicateurs y assistent.

   Décision : Les modifications proposées au guide ou au programme doivent être présentées à Irene Fraser d’ici le 11 août 2008.

4. Rapport de l’adjudicateur en chef
   • Le Bureau de l’adjudicateur en chef compte maintenant neuf employés sans les commis au rôle.
   • L’adjudicateur en chef Dan Ish consacre une partie de son temps aux révisions de décisions.
   • Le cheminement des dossiers pose toujours problème. Faire cheminer un dossier du début à la fin est une tâche complexe. On met tout en oeuvre pour garantir que l’organisme sera capable de s’acquitter des obligations que lui impose la Convention de règlement.
   • Les dossiers de réouverture prendront une partie de nos ressources, plus particulièrement les dossiers de sévices entre élèves. Les prévisions du dernier trimestre sont des plus importantes, car elles démontreront ce qui peut être accompli en 2009-2010.
   • On a reçu une délégation de la Société nationale des survivants des pensionnats indiens (SNSPI) qui recommande d’embaucher des « remplisseurs de formulaires ».
   • Irene Fraser a assisté à la première audience des nouveaux adjudicateurs. Il en reste deux qui n’ont pas eu leur première audience.
   • On consacre encore beaucoup de temps aux questions financières.
5. Prochaine réunion

   La prochaine réunion aura lieu le 9 septembre à Toronto.

6. Rapport du directeur exécutif
   • En ce qui concerne Affaires indiennes et du Nord Canada, la transition s’est opérée plutôt sans heurt. On jouit de plus d’autonomie par rapport au service des finances. Un agent de communications est maintenant mis à la disposition du Secrétariat.
   • Ce dernier compte aujourd’hui 160 employés.
   • Tina Eberts est directrice par intérim à Regina.
   • Récemment, on a porté atteinte à la sécurité du site Web. Les services de TI ont immédiatement réagi. On ne constate aucune fuite d’information.
   • L’équipe de gestion des cas enverra cette semaine des lettres avisant les avocats des modifications apportées à la procédure. Les demandeurs et leurs avocats seront désormais priés, à l’admission d’une nouvelle demande, de se mettre immédiatement à réunir les documents requis. Les avocats recevront les listes de contrôle et les formulaires nécessaires pour faire avancer les demandes jusqu’à l’étape de l’audience. Lorsque tous les documents auront été produits, notamment en ce qui concerne les préférences du demandeur, l’équipe de gestion des cas confirmera auprès des représentants du Canada que la recherche nécessaire a été faite; dans ce cas, on sera prêt à la mise au rôle des audiences, ce qui devrait hâter le cheminement des dossiers.
   • Luc Dumont mène un débat sur les questions de sécurité dans le cadre des audiences. Un des sujets d’inquiétude est la question de savoir si on a atteint le juste équilibre dans l’octroi aux demandeurs du choix du lieu de l’audience.
   • Tous les jours, des demandes de remplisseurs de formulaires sont reçues. Deux ordres d’avocats consultés se sont dits d’avis qu’il n’y a pas pratique illicite du droit si le personnel aide seulement à remplir les formulaires de demande selon les indications des demandeurs. Jusqu’à présent, 18,7 % des demandeurs ont décidé de ne pas être représentés par un avocat et on s’attend à ce que la proportion augmente. Le Secrétariat songe à lancer une demande de propositions pour trouver un organisme autochtone qui élaborerait des programmes de formation et d’autorisation de ces remplisseurs de formulaires.

   Discussion :

   • Le rapport d’évaluation sur les remplisseurs de formulaires n’a pas encore été mis à la disposition du Comité de surveillance.
   • On souhaite avoir l’occasion de réunir toutes les parties pour un examen des objections concernant l’utilisation des remplisseurs de formulaires.
   • Les remplisseurs de formulaires ne sont pas seulement allés dans les régions éloignées.
   • Comment un tel personnel peut-il aborder les questions de perte d’occasion ou de perte de revenus réelle sans se mêler de questions juridiques?

   Décision : Jeff Hutchinson soumettra le rapport d’évaluation au Comité de surveillance.

   • Il présente un document sur la modélisation de la charge de travail du SAPI. On y donne un aperçu de l’analyse du nombre de dossiers pour la première année de mise en oeuvre du PEI. On prévoit que le Secrétariat atteindra ou sera très près d’atteindre l’objectif de 2 500 décisions. Le chiffre global comprendra les réouvertures, les règlements négociés et les audiences du PEI et du MARC. Des variables entrent en jeu comme les retards dans la recherche, la disponibilité des avocats ou le faible nombre de règlements négociés, ce qui pourrait influer sur le résultat. On compte 320 dossiers où l’examen préliminaire a eu lieu et qui, de ce fait, pourraient être soumis au processus de règlement négocié.

   Discussion : Pourquoi a-t-on tenu si peu d’audiences dans le cadre du PEI, alors qu’il y a des causes présentées qui sont prêtes à être entendues?

   • On songe à des « conférences de règlement » comme option dans le cas des dossiers déjà présentés. L’équipe de gestion des cas proposerait à cette fin plusieurs demandes dont s’occupe un avocat en particulier, ou encore un avocat ferait de même pour une partie des demandes qui lui ont été confiées, notamment celles qui se situent au-delà ou approchent de l’échéance des neuf mois.

   Dans une téléconférence présidée par un adjudicateur en chef adjoint et qui réunirait les parties et un représentant des équipes de mise au rôle et de gestion des audiences, on déciderait lesquelles des demandes parmi celles qui sont proposées passeraient à la prochaine étape et quand. On aurait la possibilité de céduler des audiences en bloc. Il faudrait alors avoir soin de toujours tenir compte des préférences des demandeurs.

   Décision : Jeff rédigera les indications de son rapport à des fins de distribution. Il faut clairement déterminer s’il y aura diffusion publique.

   • On prévoit maintenant inaugurer le centre d’audiences de Winnipeg en septembre ou octobre. Il est également possible qu’on affecte des locaux aux audiences à tenir à Edmonton.
   • Le site Web sera lancé le 15 août.
7. Les points non traités à la présente réunion seront reportés à la séance du 9 septembre.

   Note : Mayo Moran a dû quitter à 15 h 45. David Iverson lui a succédé à la présidence.