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Participants:

Absents :

1. Modification et adoption de l’ordre du jour
   1. Mise à jour sur le sous-comité technique – Dan Shapiro
2. Adoption du procès-verbal
   1. Procès-verbal du 21 novembre 2008
   1. Page 3, remplacer la puce 1 par l’énoncé suivant : « On s’interroge sur les critères utilisés par le comité de sélection pour évaluer les demandes des candidats aux postes d’adjudicateur … ».
   2. Page 3, la deuxième décision devrait être ainsi libellée : « Dorénavant, David Iverson sera invité à prendre part aux réunions du Réseau, anciennement appelé Réseau de consultation des avocats des demandeurs (RCAD). »
   3. Page 4, la dernière puce devrait être ainsi libellée : « L’adjudicateur en chef produit quatre types de documents : des directives relatives à la pratique, des lignes directrices (distribuées par le Comité de surveillance), des documents d’orientation (p. ex. sur la perte de revenus et les honoraires d’avocat) et des mises à jour de l’adjudicateur en chef. Les trois premiers sont traduits et publiés et le gouvernement du Canada, les avocats des demandeurs et les adjudicateurs peuvent les consulter. Les mises à jour de l’adjudicateur en chef ne sont pas publiées, car elles ne concernent que les adjudicateurs. »
   4. Page 4, dernière puce, ajouter le segment suivant au début du paragraphe : « Des préoccupations ont été soulevées quant au temps écoulé avant que les décisions ne soient rendues. »
   5. Page 4, le dernier point à aborder doit être ainsi libellé : « Le Canada est chargé de communiquer avec les auteurs allégués. Le Comité de surveillance se demande si le lien devrait se faire par l’entremise des avocats qui représentent, ou représentaient, les auteurs allégués au moyen du processus de règlement des litiges, du mode alternatif de règlement des conflits (MARC) ou du processus d’évaluation indépendant (PEI) ».
   6. Page 2, point 4, remplacer les trois premières phrases par le segment suivant : « Le Comité discute de la question de l’indépendance. Les membres sont préoccupés par d’autres sujets que celui de la prise de décisions. »

   Adopté avec les changements.

   2. Procès-verbal de la séance à huis clos du 21 novembre 2008
   1. À la dernière page, sous la décision no 3, Randy Bennett doit être désigné comme avocat de la Cour, et non comme avocat du Conseil d’administration national (CAN).
   2. À la dernière page, sous la décision no 4, remplacer le terme « denied » par « on hold » (version anglaise).

   Adopté avec les changements.

3. Rapport du sous-comité technique

   Dan Shapiro représente le sous-comité.

   1. Demandes concernant les pertes de revenus

      On a fait appel aux services de Rob Carson, un économiste, pour recueillir de l’information afin de « répertorier les manquements », et ce, en vue d’évaluer les demandes concernant les pertes de revenus fondées sur le niveau d’instruction. Pour le moment, le gouvernement fédéral n’est pas prêt à se pencher sur la question, et aucune approche simplifiée n’a été mise en oeuvre. Il pourrait revoir cette décision après avoir examiné quelques décisions portant sur les demandes concernant les pertes de revenus réelles.

      Les adjudicateurs peuvent consulter la liste des experts qui pourraient les aider à évaluer de façon individuelle les pertes de revenus réelles (PRR).

   2. Incohérences dans la rédaction des décisions

      Décision : Dan Shapiro rédigera un document sur la suppression des noms dans les décisions en se fondant sur les commentaires des membres du sous-comité technique. Il le distribuera aux membres du Comité de surveillance en vue de la prochaine réunion.

      Discussion : Les demandeurs représentés par un avocat ou qui se représentent eux-mêmes devraient recevoir une version écrite de la décision.

   3. Projet de politique sur les demandes des demandeurs décédés

      Le Comité de surveillance reconnaît que, sur le plan juridique, rien n’empêche le dépôt d’une demande au nom d’un demandeur décédé, quoiqu’il admette que des obstacles importants peuvent se dresser sur le plan pratique.

      Décisions :

      1. Le personnel de la ligne d’assistance devrait être formé pour pouvoir répondre aux questions concernant les demandes concernant d’anciens élèves des pensionnats qui sont décédés.

         Décision : Jeff Hutchinson remettra au Comité un document provisoire destiné au personnel de la ligne d’assistance, de même qu’un document provisoire contenant des questions et réponses fréquentes qui pourrait être consulté sur le site Web.

      2. Il est possible d’intervenir tôt dans le processus en organisant une téléconférence avec les parties.

         Décision : Adopté.

      3. On pourrait recommander vivement aux intéressés de se faire représenter par un avocat.
   4. Retard dans les audiences des auteurs allégués

      On discute de la possibilité de fixer les dates des audiences des auteurs allégués en même temps que celles des demandeurs. La discussion se poursuivra à la prochaine rencontre.

      Décision : Irene Fraser recueillera des données pertinentes et les transmettra à Daniel Shapiro.

4. Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
   1. Remplaçants des membres du Comité

      Jeff Hutchinson indique que, jusqu’à maintenant, rien ne semble empêcher que les membres du Comité se fassent remplacer au besoin.

   2. Auteurs allégués

      L’avocat d’un auteur allégué refuse que son client ou lui-même se présentent aux audiences présidées par un adjudicateur ayant déjà rendu une décision contre l’auteur allégué.

      L’adjudicateur en chef a déterminé que si un avocat estime qu’il y a un risque de parti pris, il doit présenter ses arguments à cet égard à l’adjudicateur. Si ce dernier estime que l’audience peut se dérouler en toute objectivité, l’audience a lieu. En l’espèce, l’avocat avait indiqué verbalement qu’il n’avait pas l’intention de se présenter à l’audience, mais il n’avait fourni aucun avis écrit. Finalement, l’adjudicateur s’est présenté à l’audience, mais pas l’avocat. On a demandé à l’adjudicateur de rédiger sa décision.

   3. Communication avec les auteurs allégués par l’entremise des avocats

      Le gouvernement du Canada est chargé de communiquer avec les auteurs allégués. Le Comité de surveillance se demande si la communication devrait se faire par l’entremise de l’avocat des auteurs allégués au moyen du processus de règlement des litiges, du MARC ou du PEI.

      Discussion : Les mandats de représentation visent à fixer les indemnités, et non à défendre les demandeurs.

      Décision : Le gouvernement du Canada continuera de communiquer directement avec les auteurs allégués.

5. Rapport du directeur exécutif
   • Jeff distribue des rapports statistiques sur les progrès réalisés dans le cadre du MARC et du PEI.
   • Si la tendance se maintient, le Secrétariat doit s’attendre à ce qu’en 2009, de 5 500 à 6 000 demandes soient susceptibles de faire l’objet d’une audience. Actuellement, près de 4 000 demandes devraient faire l’objet d’une audience.
   • C’est en Alberta et en Colombie-Britannique que le plus grand nombre de demandes sont présentées. On élabore actuellement une stratégie concernant cette question.
6. Rapport de l’adjudicateur en chef
   • Trois adjudicateurs francophones ont suivi la formation sur le MARC, et un quatrième la suivra sous peu. L’objectif est de régler les demandes de recours au MARC d’ici juin 2009.
   • L’adjudicateur en chef est chargé des appels concernant les questions d’admission. Il souhaite obtenir l’avis du gouvernement et des avocats des demandeurs concernant les quittances qui doivent être signées par les demandeurs, puisque les dispositions diffèrent d’une quittance à l’autre. Il se peut que certaines quittances autorisent l’admission d’un demandeur, même si une décision a été rendue dans l’affaire qui le concerne par suite du processus de règlement des litiges ou du MARC.
   • L’adjudicateur en chef a demandé à un avocat de saisir le tribunal des problèmes concernant les évaluations des frais juridiques.
   • Pour la première fois, l’adjudicateur en chef a rendu une décision concernant un appel portant sur les honoraires d’avocats. La décision sera distribuée aux membres du Comité de surveillance et aux adjudicateurs, ainsi qu’aux avocats au moyen de la base de données du Bureau de l’adjudicateur en chef (BAC). Selon la décision, si les facteurs pertinents ont été pris en compte, si la procédure appropriée a été suivie et si la décision reste dans les limites du raisonnable, celle-ci n’est pas remise en question.
   • On élabore actuellement un modèle d’évaluation de la qualité du travail des adjudicateurs.
7. Maintien des demandes

   Ce point a fait l’objet d’un rapport du sous-comité technique.

8. Observateurs aux audiences

   Récemment, une demanderesse a demandé d’autoriser le public à assister à son audience. Après discussion avec le BAC, il a été convenu de laisser la décision à la discrétion de l’adjudicateur. À l’avenir, il faudra tenir compte des éléments suivants :

   • Une entente doit être conclue à cet effet avec le gouvernement du Canada avant l’audience.
   • L’adjudicateur et les parties doivent prendre part à une téléconférence à ce sujet.
   • Il faut préciser que comme l’adjudicateur est chargé du bon déroulement de l’audience, il peut faire évacuer la salle d’audience au besoin.
   • Un demandeur qui veut rendre sa cause publique peut recourir à la Commission de vérité et de réconciliation.
   • Selon l’annexe « D », le public ne peut assister aux audiences.
   • L’audience d’un demandeur qui se représente lui-même est plus susceptible de poser problème que l’audience d’un demandeur représenté par un avocat.
9. Liste des experts

   Il faudrait rédiger la version définitive du protocole provisoire concernant l’ajout et la suppression d’experts.

   Décision : L’ajout d’experts sur la liste soulève un problème sur le plan de l’approvisionnement. Jeff Hutchinson proposera des options concernant l’ajout d’experts, et il présentera un rapport à ce sujet à la prochaine réunion.

10. Réouvertures des dossiers concernant les sévices infligés par un autre élève

    Décision : Jeff Hutchinson enverra un rapport au sous-comité technique et à l’adjudicateur en chef adjoint Kaye Dunlop.

11. Représentation par un tiers

    Ce point sera abordé à huis clos.

12. MARC et processus de règlement négocié (PRN)

    Décision : Luc Dumont soumettra aux fins de commentaire un plan sur la façon de traiter les dossiers en suspens soumis au MARC tant par des demandeurs représentés que par des demandeurs non représentés.

    Luc Dumont distribue des statistiques sur le processus de règlement négocié, pour lequel on a recruté du personnel supplémentaire.

13. Demandes de propositions

    Jeff Hutchinson signale que l’on s’attend à avoir besoin d’autres adjudicateurs au cours des deux prochaines années, surtout d’adjudicateurs d’ascendance autochtone et provenant de l’Ouest du pays.

    Décision : À la prochaine réunion, Jeff Hutchinson proposera deux options concernant les demandes de proposition.

    Les candidats retenus à la suite de la dernière demande de propositions devront passer trois ou quatre entrevues, puisque les critères de sélection ont été appliqués de façon plus rigoureuse que prévu.

    Il faudra bientôt lancer une demande de propositions pour un poste d’adjudicateur en chef adjoint francophone. Les membres discutent des critères qui ont été utilisés pour la dernière demande de propositions concernant le poste d’adjudicateur en chef adjoint francophone.

    Décision : Dan Ish intégrera les résultats de la discussion dans une version modifiée de la demande de proposition, qu’il distribuera aux membres.

14. Dotation et ressources en personnel

    Le processus de dotation en personnel visant le Secrétariat est reporté, mais les besoins se font toujours sentir. Jeff Hutchinson tiendra le Comité de surveillance au courant.

15. Prochaines réunions

    Le 3 février à Toronto
    Le 24 mars à Calgary
    Le 5 mai à Toronto
    Le 16 juin à Regina

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